「簽名檔」是自動附在信件內容後面的署名區塊，例如姓名、職稱、公司名稱、電話與免責聲明；「寄件身分」則決定這封信的寄件者地址。兩者都在寫信時選用，搭配起來就能做到「用業務共用地址寄信，並附上業務簽名」這類效果。當您每次寫信都要重打同樣的署名，或需要切換不同身分發信時，就是來設定這一頁。
簽名檔設定
簽名檔固定有 5 組（頁面上以 5 個頁籤呈現），名稱分別是預設、商務、個人、自訂1、自訂2。這 5 組是系統預留的欄位，不能新增第 6 組；您可以把用不到的留空不啟用。
每一組簽名檔有三個設定項目：
- 名稱：這組簽名檔顯示在寫信下拉選單中的名稱（例如把「商務」改成「業務部專用」）。最長 30 個字元；留空時系統會自動帶入預設名稱
- 啟用此簽名檔：只有啟用的簽名檔才會出現在寫信時的簽名檔下拉選單。沒啟用的等於保存起來備用
- 內容編輯器：簽名檔的實際內容。這是所見即所得的編輯器，可以做粗體、斜體、清單、連結等基本排版；內容會以 HTML 形式保存
設定完成後按儲存，畫面顯示「簽名檔設定已儲存」。
常見的錯誤訊息與處理方式：
| 訊息 | 原因與處理 |
|---|---|
| 請填寫簽名檔設定 | 送出的資料不完整（通常是頁面開太久、瀏覽器狀態過舊）。請重新整理後再設定 |
| 簽名檔數量錯誤 | 系統預期固定 5 組，送出的組數不符。重新整理後再試 |
| 簽名檔名稱最長 30 個字元 | 名稱欄位超過 30 個字元，請縮短 |
寄件身分
寄件身分不在這一頁設定，而是在**（個人設定 / 個人設定與登入登出 : 身分設定）**：那裡可以建立多組「名稱／寄信地址／回信地址」的組合。您第一次登入時，系統會自動用您的信箱地址建立一組預設身分。
寄件身分決定「這封信從哪個地址寄出」；簽名檔決定「信末長什麼樣子」——兩者互相獨立，可以自由搭配。例如：
- 用個人身分寄信 + 「個人」簽名檔（只有姓名）
- 用業務部共用地址寄信 + 「商務」簽名檔（含公司統編、電話、免責聲明）
寫信時怎麼選用
打開寫信視窗後，上方有兩個下拉可以選：
- 寄件者：列出您建立過的寄件身分，顯示格式為「名稱 <地址>」；只有地址沒填名稱時就只顯示地址
- 簽名檔：第一個選項是「無」，後面才是您已啟用的簽名檔名稱
選了簽名檔之後，系統會依信件類型放在不同位置：
- 新信：簽名檔加在信件內容最後面（符合一般閱讀習慣）
- 回信／轉寄：簽名檔插在引用原文之前，上方留白供您寫回覆內容——這樣對方讀到的順序是「您的回覆 → 您的簽名 → 原信」
常見誤解與陷阱
- 簽名檔不會自動附加：寫信視窗的簽名檔預設是「無」，必須自己從下拉選一個。若您希望每封都自動帶簽名，目前系統沒有這個開關
- 沒啟用就選不到：簽名檔在設定頁「啟用此簽名檔」沒打開，寫信時的下拉選單就找不到它（內容還在，只是不出現）
- 改了簽名檔，已寄出的信不會變：簽名檔是「寄出當下」附加的內容，之後修改設定只影響新寄出的信件
- 五組是上限：想區分更多情境時，只能重複利用這 5 組（例如把「自訂1」改成第二種商務簽名）
- 寄件身分的地址必須是您有權使用的地址：系統不會阻擋您填入其他地址，但填了不屬於您的地址可能導致對方回信收不到，或寄信被後端伺服器拒絕
注意事項
- 簽名檔內容會一併出現在引用原文之前或之後，因此建議長度適中；過長的簽名檔（例如整份公司簡介）會讓每封信都變大
- 若簽名檔包含圖片，收件者端必須允許顯示圖片才看得到；圖片顯示與否由收件者的郵件軟體決定，不是本系統能控制
- 同一封信可以只換身分不換簽名檔，或只換簽名檔不換身分，兩者互不影響
- 寫信內容有未儲存的變更時關閉視窗，系統會先提醒，避免白打