通訊錄頁上有兩種性質完全不同的通訊錄：一種是您自己的，一種是公司的。這一頁說明兩者的差別、誰決定您看得到什麼、能不能修改，以及常見的權限問題。
兩種通訊錄的差別
| 我的通訊錄 | 共用通訊錄（公司通訊錄） | |
|---|---|---|
| 擁有者 | 您自己 | 公司（由系統管理員維護） |
| 看得到的人 | 只有您 | 依管理員設定的權限，可能全公司或特定人員 |
| 能不能修改 | 一定可以 | 依管理員設定的權限，常常是唯讀 |
| 誰建立 | 系統在您第一次進入通訊錄時自動建立 | 系統管理員在後台建立 |
| 用途 | 存放您個人的客戶、往來對象 | 全公司共用的通訊資料 |
左欄的「我的通訊錄」與「共用通訊錄」兩區就是這樣分的。您在「我的通訊錄」裡新增的資料，不會出現在別人的畫面上；反過來，共用通訊錄的內容也不是您的個人資料。
誰決定您看到哪些共用通訊錄
系統管理員。共用通訊錄在後台建立時會設定「誰可以讀取」，只有被開放的人會在左欄「共用通訊錄」底下看到它。因此：
- 您看到的共用通訊錄比同事少，是權限設定的結果，不是故障
- 公司不會因為您的帳號存在就自動把您加進某本共用通訊錄，也不會自動把人員塞進共用通訊錄——共用通訊錄的內容完全由管理員維護
誰決定您能不能修改
同樣是系統管理員，而且「可讀」與「可寫」是分開設定的。您可以讀取卻不能修改，這是很常見的設定。
判斷方式很簡單，看左欄的名稱右側有沒有「可寫入」標記（滑鼠移上去會顯示）：
- 有標記：可以新增、編輯、刪除其中的聯絡人，也可以把聯絡人搬移進去
- 沒有標記：唯讀——清單上不會出現「新增」「編輯」「刪除」按鈕，而且它也不會出現在「搬移/複製」的目標清單中
唯讀的用意是避免大家誤改公司共用的資料。若您確實需要維護某本共用通訊錄，請洽系統管理員調整權限。
通訊錄也能給郵件軟體用
公司的共用通訊錄是以目錄服務的形式提供，因此除了手冊裡的 Web 介面，支援 LDAP 的郵件軟體（例如 Microsoft Outlook）也能查詢同一份共用通訊錄——連線時使用您的信箱帳號與密碼即可，看到的範圍與權限跟網頁版一致。
若您個人的客戶名單想在郵件軟體裡使用，請先把它建立在「我的通訊錄」；是否能被外部軟體讀取，仍取決於公司對該通訊錄的權限設定。
常見誤解與陷阱
- 「我的通訊錄會不會被別人看到？」：不會。它是您的個人資料，其他使用者看不到
- 「為什麼我同事看得到某本共用通訊錄，我看不到？」：管理員沒有開放給您，請提出需求
- 「共用通訊錄為什麼不能改？」：那本被設為唯讀。這不是壞掉，是刻意的保護
- 「我把客戶存在『我的通訊錄』，公司會知道嗎？」：不會，個人通訊錄的內容只有您自己能查詢
- 「公司的人事異動後，共用通訊錄會自動更新嗎？」：不會自動新增；共用通訊錄的內容由管理員維護，若發現資料過時請通知管理員
- 「刪掉我的通訊錄會影響共用通訊錄嗎？」：兩者是完全獨立的資料，互不影響（而且使用者端也沒有刪除整本通訊錄的功能）
常見問題
- 想要一本新的共用通訊錄給部門用？ → 請系統管理員在後台建立並設定可讀寫的人員
- 看不到任何共用通訊錄？ → 表示公司尚未開放給您，或尚未建立；請洽系統管理員
- 可以由我來管理共用通訊錄嗎？ → 若您被設為可寫入即可維護內容；但建立或刪除通訊錄本身仍由管理員處理
- 顯示「LDAP 連線失敗」或「LDAP 使用者驗證失敗」？ → 這是通訊錄的後端（目錄服務）連線問題，個人與共用通訊錄都會受影響，請稍後再試並通知管理員
- 想把自己看到的通訊錄匯出成檔案？ → 使用者端沒有匯出功能，請洽系統管理員