MailVSR-GW 的「記錄」是把經過閘道的每一封信留存下來（V/S/R 裡的 R），這一頁決定要不要記、記哪些、可以佔用多少空間，以及要不要把紀錄備份到別的地方。紀錄本身是（郵件記錄器 / 紀錄查詢）與（郵件記錄器 / 長期備份查詢）的資料來源；沒開啟記錄，那兩頁就沒有東西可查。
什麼時候會用到這一頁：
- 剛安裝完成，要決定是否啟用郵件記錄（出廠為開啟，方向為「全部」）
- 公司稽核要求「所有進出信件保留一年」，需要把紀錄備份到 NAS 或另一台主機
- 想把某些大量廣告信、或含特定主旨的信排除在紀錄之外，節省空間
- 磁碟快滿，需要調整最大空間或分割大小
- 備份失敗時，需要確認通知設定是否生效
基本記錄設定
- 開機啟動：系統啟動時自動啟用郵件記錄器。出廠為開啟。建議維持開啟，否則每次重開機後記錄會停擺而不自知
- 記錄方向：要記錄哪個方向的信件，選項為全部、僅接收、僅寄送（預設「全部」）。只在意「外部寄進來的信」時可選僅接收，可省下可觀空間
- 最大空間：郵件記錄器可使用的硬碟空間上限，單位 GB，允許 2～4096（預設 8）。超過時系統會回收最舊的區段，回收行為見（郵件記錄器 / 紀錄區段管理）
- 分割大小：每個區段的檔案分割大小，單位 GB，允許 1～80（預設 2）。這個值決定一個區段多大會換下一段——設得越小，區段越多、查詢時要切換的次數越多；設得越大，單一區段越大、備份時一次搬的量越多
排除條件
以下四欄都是「多筆條件以逗號分隔」的多行文字，符合的信不會被記錄：
- 排除寄件者：不記錄的寄件者
- 排除收件者：不記錄的收件者
- 排除主旨：不記錄的主旨關鍵字
- 排除內容：不記錄的內容關鍵字
用於過濾掉「量大又沒有保存價值」的信，例如每小時都在寄的系統監控通知、或已知的廣告來源。排除的信在紀錄查詢裡完全查不到，事後無法補救，設定前請確認真的不需要留存。
（這四欄的實際儲存行為請以您機器上的版本為準；若設定後發現條件沒有生效，請洽原廠確認版本。）
備份設定
紀錄本身存在本機，若硬碟故障就會一併遺失。這一頁可以把紀錄同步到三個地方，可同時啟用多個。若要啟用備份，至少要開其中一個，否則按下「立即備份」時會顯示「請先啟用至少一個備份目的地」。
CIFS（網路芳鄰／SMB 備份）
- CIFS 備份：啟用／停用（出廠關閉）
- SMB 版本：可選 SMB 1.0 / Windows 95, NT 4.0、SMB 2.0 / Vista SP1, Windows Server 2008、SMB 2.1 / Windows 7, Windows Server 2008 R2、SMB 3.0 / Windows 8, Windows Server 2012（預設 2.0）。新的 NAS 通常用 3.0；連線失敗時可先降版本測試
- 主機 IP：NAS 或檔案伺服器的 IP，輸入提示為「例如 192.168.1.100」
- 分享名稱：該主機上的共用資料夾名稱，輸入提示為「例如 backup」
- 子目錄：選填；留空會直接寫在分享根目錄下
- 登入帳號／登入密碼：存取該分享所需的帳密
RSYNC 遠端備份
- RSYNC 備份：啟用／停用（出廠關閉）。RSYNC 需要對端主機也開啟 rsync 服務
- 主機 IP：對端主機 IP
- 模組名稱：對端 rsync 設定的模組名稱，輸入提示為「例如 mailrec」
- 子目錄：選填
- 登入帳號／登入密碼：對端模組的認證資料
記錄碟備份（本機第二顆硬碟）
- 記錄碟備份：啟用／停用（出廠關閉）
- 記錄碟標籤：從系統偵測到的記錄碟清單中選擇（下拉，顯示為「標籤（裝置）」）。清單只會列出專用記錄碟，一般硬碟不會出現在這裡
- 子目錄：選填
備份時間
- 備份時間：每日執行備份的時間，格式為
HH:MM（預設01:35）。建議避開郵件尖峰與其他備份工作的時段
啟用的備份形態會決定（郵件記錄器 / 長期備份查詢）可以查詢的「備份形態」；沒有啟用任何目的地時，那一頁會顯示「記錄器設定尚未啟用任何備份目的地」。
通知設定
備份有沒有成功，可以主動用 Email 通知您：
- 通知方式：可選 關閉通知（出廠預設）、全部通知、成功才通知、失敗才通知。實務上建議選「失敗才通知」——成功是常態，只在失敗時收到信才有警示效果
- 通知 Email：收件者位址（選了非「關閉通知」時才需要填）
- 通知信主旨：可含變數
{result}，會被替換為成功或失敗（預設主旨為「郵件記錄器備份 : {result}」）
立即備份與測試連線
- 測試連線：填好 CIFS 或 RSYNC 的連線資訊後，按這一顆先確認「連得上、認證正確」，成功再啟用備份。按鈕執行中會顯示「測試中…」
- 立即備份：不等排定的時間，立刻對所有已啟用的目的地執行一次備份。按下時會先確認「將立即執行郵件記錄器備份（全部啟用的目的地）？」，執行中按鈕顯示「備份中…」、頁面顯示「備份執行中…」，完成後顯示「備份完成」；失敗則顯示「備份失敗」
- 沒有任何目的地啟用時，按鈕不會有作用並提示「請先啟用至少一個備份目的地」
常見情境與設定建議
- 小型環境、只要查得到就好：開機啟動＝開、記錄方向＝全部、最大空間 8 GB、分割大小 2 GB，不設備份。空間滿了會自動回收最舊區段
- 有稽核需求、要留存一年：最大空間依信件量放大（例如 100～200 GB），並啟用 RSYNC 或 CIFS 備份到 NAS，通知方式選「失敗才通知」。實際需要的空間請先觀察一週的成長量再估
- 信件量很大、只想追查進來的信：記錄方向改「僅接收」，可明顯降低空間需求
- 只想排除特定來源：把該寄件者填入「排除寄件者」，比整段停用記錄更安全
注意事項
- 這一頁的設定儲存後立即生效，不需要重啟服務
- 縮小「最大空間」或「分割大小」之後，既有區段會依新的上限被回收，舊紀錄可能被刪除；調整前請先確認（郵件記錄器 / 紀錄區段管理）的現況
- 備份是把紀錄複製出去，不是把本機紀錄搬走；本機仍會依最大空間與保留規則回收
- 要查「已經備份出去」的紀錄，請用（郵件記錄器 / 長期備份查詢）；本頁只負責產生備份
- 停用「開機啟動」後，重開機不會自動開始記錄，需要手動回來開啟；停用期間的信不會被補記錄