新增、編輯與刪除聯絡人

在通訊錄裡新增、修改與刪除聯絡人，都在同一本通訊錄的右側清單進行。您是「我的通訊錄」的主人，可以自由維護；共用通訊錄則要看公司是否開放寫入權限。

新增聯絡人

1. 在左側選取要新增到哪一本通訊錄（通常是「我的通訊錄」）
2. 按清單上方的「新增聯絡人」
3. 畫面會開啟表單，分成「基本資料」與「其他資料」兩個頁籤
4. 填寫後按「更新」儲存

儲存成功會顯示「聯絡人已新增」。

表單欄位與限制

「基本資料」頁籤（前兩個欄位是必填）：

「其他資料」頁籤（全部選填）：

留空的欄位不會被寫入——只填名稱與 Email 也可以建立聯絡人，其他欄位日後再補即可。

填寫時要注意的三件事

1. Email 格式不會被檢查：系統只要求「有填」且不超過 128 字元，不會驗證是不是有效的 Email 格式。填錯（例如少了 @）也會存進去，之後寫信選到這個人時才會失敗，請務必自行確認
2. cn 與 mail 是必填：沒填就送出時，畫面只會顯示「操作失敗」，不會告訴您是哪個欄位漏了。送出前請先確認這兩個欄位
3. cn（名稱）在同一本通訊錄中要避免重複：它同時是這筆資料的識別名稱；同名會造成之後編輯或搬移時混淆

編輯聯絡人

1. 在清單中找到該位聯絡人
2. 按該列的編輯（鉛筆圖示）
3. 修改欄位後按「更新」

儲存成功會顯示「聯絡人已更新」。

⚠️ 一個重要的限制：把欄位清空存不回去。系統在儲存時會忽略空白欄位，只更新有填內容的欄位。也就是說，若您想把某個欄位「清掉」（例如刪除已離職者的分機），把內容刪成空白再儲存是沒有用的，舊值會留著。要清空欄位請改由系統管理員在後台目錄服務處理，或將該筆聯絡人刪除後重新建立一筆乾淨的。

刪除聯絡人

單筆刪除

1. 按該列的刪除（垃圾桶圖示）
2. 畫面會跳出確認：「確定要刪除「:name」嗎？」（:name 會代換為該聯絡人的名稱）
3. 確認後刪除，成功顯示「聯絡人已刪除」

批次刪除

1. 勾選一筆或多筆（表頭的全選只會選取目前搜尋結果）
2. 按「刪除選取」或批次刪除按鈕
3. 確認視窗：「確定要刪除選取的 N 位聯絡人嗎？」
4. 成功顯示「已刪除 N 位聯絡人」；若有部分失敗會顯示「N 位聯絡人刪除失敗」

⚠️ 刪除無法復原，勾選時請看清楚筆數。刪除只影響通訊錄，不會影響對方或已收寄的信件。

只有「可寫入」的通訊錄才能改

清單上方的「新增」「編輯」「刪除」等按鈕只在您有寫入權限的通訊錄上出現：

• 我的通訊錄：一定可以新增、編輯與刪除
• 共用通訊錄：只有在左側樹上標示「可寫入」時才能修改；沒標示的共用通訊錄是唯讀的，按鈕不會出現

若您確定該本共用通訊錄應該可以寫入卻沒有按鈕，請洽系統管理員調整權限（詳見（通訊錄 / 與公司通訊錄的關係））。

填錯或失敗時看到的訊息

遇到「LDAP」相關訊息通常代表目錄服務暫時不可用，請稍後再試；持續發生請通知系統管理員。

快速新增：從信件直接加入

如果對方寄信給您，不必手動輸入——在（電子信箱 / 閱讀信件）打開信件後，點擊寄件者或收件者的地址即可一鍵加入個人通訊錄，已加入的會顯示打勾。這是建立聯絡人最省事的方式，也會自動帶入信件的顯示名稱。

常見誤解與陷阱

• 「我明明改了，怎麼還是舊的？」：若是把欄位清空，系統會忽略空白、保留舊值（見上）。請確認您是真的改了內容，而不是刪成空白
• 「Email 打錯了也存得進去？」：會。系統不檢查 Email 格式，請自行確認
• 「為什麼新增按鈕不見了？」：您目前選取的是唯讀的共用通訊錄，請切換到「我的通訊錄」
• 「刪除後對方會不會也從別人的通訊錄消失？」：不會。您刪的是自己的這一筆；別人的通訊錄各自獨立
• 「手機和傳真填不進去？」：這兩欄上限 32 字元，超過會失敗；另外住宅電話在「其他資料」頁籤，別在「基本資料」找不到就一直等
• 「表格上沒看到編輯／刪除圖示？」：請確認該本通訊錄可寫入，或視窗寬度太小導致圖示被擠掉

常見問題

• 要一次新增很多人？ → 使用者端沒有匯入功能，大量建立請由系統管理員在後台處理
• 可以設定「最愛」或標籤嗎？ → 目前沒有這個功能；建議用公司或部門欄位分類，再用搜尋過濾
• 想把自己加入通訊錄？ → 可以，方式和新增任何人相同
• 刪錯了想救回來？ → 沒有復原功能，請重新建立一筆；建議大量刪除前先用搜尋縮小範圍並確認筆數