MailVSR MailVSR 三分鐘搞定你的企業網站

待審郵件紀錄區

這一頁列出被過濾規則「阻擋待審」動作扣下來的郵件。這些信件不會直接投遞、也不會被刪除,而是先停在系統裡等待審核人員決定要放行還是拒絕。這是「人工把關」的機制,適合用在需要人看一眼才放行的信件(例如大額請款、機密附件)。

什麼時候會用到這一頁:

  • 您是審核人員,想知道有哪些信在等您決定
  • 有人反映「信一直沒收到」,要確認是不是被扣在待審區
  • 要確認某條待審規則到底扣了多少信、審核者是誰
  • 審核人員離職或請長假,需要掌握待審佇列的狀況

表格欄位

除了共用的郵件欄位,本頁多一欄「審核者」:

欄位 顯示內容
時間 郵件被扣住的時間。可排序,可用日期區間篩選
方向 收信或發信。可排序
規則 命中的過濾規則名稱。可排序、可搜尋
主旨 信件主旨。點選可開啟郵件檢視器,查看原信完整內容與附件
寄件人 寄件者位址,下方小字顯示來源 IP
認證 寄件的認證資訊
收件人 原始收件者
大小 信件大小
附件 附件圖示與數量
審核者 這封信通知了哪些審核人員。可排序、可搜尋

排序的小陷阱:畫面上「認證」與「收件人」兩欄的標題看起來可以點擊排序,但實際上點了不會生效(系統只接受時間、方向、規則、主旨、寄件人、大小、審核者等欄位排序),畫面會維持原本的排序。

決定放行或拒絕,在另一個頁面操作

⚠️ 本頁只負責「查詢」與「事後處置」,「放行」與「拒絕」的決定是在郵件審核頁完成的,而該頁的入口是審核通知信裡的連結:

  • 規則命中時,系統會依規則的「審核通知信主旨/內容」寄出通知信給所有審核人員
  • 通知信中的連結即為審核頁(網址形式為 /admin/filter/vet?skey=<一組 32 位英數權杖>)
  • 審核人員點進去後,畫面上會顯示這封被扣住的信(寄件人、主旨、時間、收件人與附件),並可選擇「放行」或「拒絕」
  • 系統會核對權杖與審核者身分;不是該信審核人員的人開啟連結會顯示「非審核者」,無法決定
  • 已經決定過的信再開啟會顯示「此郵件已放行」等狀態

放行會把原信重新投遞給原收件者;拒絕則不投遞、只留下審核記錄。

因此若審核人員沒有收到通知信(例如被自己的過濾規則擋掉、或通知信的 #LINK# 變數被改掉),信就會一直卡在待審區——請先確認通知信有沒有寄達,再處理規則。

逾時會自動處理

每封待審信都有一個「逾時時間」(依規則設定,可填 1 到 2880 分鐘)。超過這個時間還沒有人決定時,系統會自動依規則的「逾時動作」處理:

逾時動作 結果
不動作 只標記逾時,信件仍然留在待審區等您處理
放行 自動放行,信件投遞給原收件者
刪除 刪除隔離的原信,不投遞

這個自動處理由系統排程執行(每 10 分鐘檢查一次),所以實際生效時間會比您設定的分鐘數晚一些(最多再等 10 分鐘)。處理過的紀錄會被標記,不會重複執行。

畫面上逾期未決定的信會顯示「此審核已於 時間 過期,將自動動作」的提示。

對選取的郵件執行的四個動作

勾選一列或多筆後,表格上方會出現四個按鈕(一次最多處理 200 封)。這四個動作與其他紀錄區相同,但對待審信的意義不太一樣:

  • 重新發送:以原收件者重新投遞原信,並重新經過過濾管線。⚠️ 因為會重跑過濾,同一條待審規則很可能再次把它扣住,信件又回到這一頁。若您是要「放行」,正確做法是走審核通知信的連結按放行,而不是用這裡的重新發送
  • 發送給:以原寄件者把原信重投給新的收件者(輸入欄標籤「新收件者」,可填多個、以空白/逗號/分號分隔;未填顯示「請輸入收件者」)。適合「原本的收件者已不需要,改給別人」的情況
  • 這是垃圾信:把原信複製到垃圾學習區,供垃圾郵件處理器訓練。不會改變本頁紀錄
  • 這不是垃圾信:複製到非垃圾學習區。不會改變本頁紀錄

動作完成顯示「已完成 N 封信的動作」;部分失敗會顯示「N 封失敗」並列出最多 5 筆原因,常見為「找不到原信檔(可能已被清理)」。每次動作都會留下稽核小字記錄。

查詢、排序與整理

  • 搜尋框:可搜尋寄件人、主旨、收件人、來源 IP、規則名稱(不含認證與大小)
  • 日期區間:只看某段時間被扣下的信
  • 排序:時間、方向、規則、主旨、寄件人、大小、審核者;預設依時間由新到舊
  • 每頁筆數:預設 20 筆(可調 10 到 1000)
  • 刪除選取:移除紀錄;未勾選時顯示「請選取要刪除的項目」,完成顯示「已刪除 N 筆記錄」。⚠️ 刪除紀錄會一併刪除原信檔,之後就無法再檢視或放行;同一封信若有多筆紀錄共用原信,會保留到最後一筆被刪除為止

注意事項

  • 本頁不能放行或拒絕——那要在審核通知信的連結頁面操作;本頁的四個動作是「事後處置」用途
  • 若某條待審規則的審核人員全部離職,信件會一直逾時後依「逾時動作」處理;請盡早更新規則的審核人員名單
  • 「逾時動作=不動作」會讓信無限期留在待審區(只受保留天數限制),需要有人定期清理
  • 通知信若因 #LINK# 被刪除而無法點擊,審核人員就進不了審核頁,請保留該變數
  • 重新發送會重跑過濾管線,可能再次被同一條規則扣住;要放行請走審核頁
  • 記錄保留天數由(郵件過濾器 / 過濾器設定 : 保留天數)控制,逾期自動刪除
  • 本頁的待審是過濾規則造成的;被垃圾郵件處理器隔離的信在(垃圾郵件處理器 / 隔離區查詢),兩者不同