個人設定是「您自己」的設定區，只影響您的帳號，不會動到其他使用者。舉凡寄信時要用的寄件身分、信件畫面的排列方式、要不要自動載入信件裡的外部圖片，以及多久沒操作就自動登出，都在這裡調整。當您覺得「信件畫面用起來不順」「每次寫信都要重打同樣的署名」或「擔心在公用電腦忘記登出」時，就是來這一頁。
進入個人設定
從上方選單進入電子信箱後，左側設定區的項目依序是：個人設定、簽名檔、信件匣管理、操作記錄。本頁「個人設定」再分成三個頁籤：
- 身分設定：設定寄信時使用的寄件身分（寄件者地址）
- 一般設定：信件畫面的檢視方式與寫信時的自動儲存
- 登入登出：登出方式與閒置逾時時間
改完後要按頁面下方的儲存鈕才會生效（畫面會顯示「設定已儲存」）。如果還有沒儲存的變更就想離開這一頁，系統會先提醒您，避免設定白改。
身分設定：寄信身分
「寄信身分」決定您寫信時寄件者欄位可以選哪些地址。若您同時使用多個地址（例如本尊與別名、或不同部門的共用地址），就在這裡建立多筆，寫信時再挑選。
表格有三個欄位：
- 名稱：這組身分的顯示名稱（選填）。例如
業務部、王小明 - 寄信地址：寄件者地址，必填（欄位標題有
*）。留空送出會顯示「請輸入寄信地址」；格式不對會顯示「寄信地址格式不正確」 - 回信地址：選填。填了之後，收件者按回信會回到這個地址（而不是寄信地址）。格式不對會顯示「回信地址格式不正確」
操作方式：
- 按「＋ 新增寄件身分」新增一列
- 填好名稱與寄信地址（回信地址可留空）
- 按下方儲存鈕，畫面顯示「寄件身分已新增」
預設寄件身分：您第一次登入本系統時，系統會自動用您的信箱地址建立一組寄件身分並設為預設，所以通常不必手動新增。之後新增的身分可以設為預設（畫面顯示「預設寄件身分已更新」）；若把預設的那組刪除，系統會自動由清單中的第一組遞補，不會出現「沒有預設身分」的狀態。刪除時顯示「寄件身分已刪除」；若該筆已不存在，會顯示「寄件身分不存在」。
範例：王小明在公司同時要發「個人信件」與「業務部共用地址」兩種信，於是建立兩組身分——一組名稱 王小明、寄信地址 wang@yourcompany.com；另一組名稱 業務部、寄信地址 sales@yourcompany.com、回信地址 wang@yourcompany.com（客戶回信直接回到他身上）。
寫信時要怎麼選用這些身分，請參考（個人設定 / 簽名檔與寄件身分）。
一般設定
檢視郵件
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檢查新信間隔：開啟後，系統每隔所選秒數自動檢查有沒有新信，並在收到新信時提示。可選值為 關閉、15 秒、30 秒、60 秒、2 分鐘、5 分鐘、10 分鐘，出廠預設為 60 秒。選「關閉」就不會自動檢查，需手動重新整理
-
檢視面板（GW 專屬）：決定信件畫面的排列方式
- 3 欄式：資料夾｜信件列表｜內容，三個欄位並排
- 1+2 欄式：資料夾｜右側上半是信件列表、下半是預覽（出廠預設），中間可拖曳調整上下比例
兩種都可以；習慣「邊看列表邊看內容」的人通常喜歡 1+2 欄式，螢幕較寬的人則常用 3 欄式。小螢幕一律以單欄顯示，此設定不影響手機。除了這一頁，信件匣上方也有圖示切換器可以直接切換，兩邊改的是同一個設定。
⚠️ 「信件中的外部圖片要不要自動載入」不是個人設定，而是由系統管理員統一控制（設定在哪一台後端伺服器上）。若您覺得信件中的圖片總是顯示不出來，請洽系統管理員。
編輯信件
- 編輯信件自動儲存：開啟後（出廠預設為開啟），寫信時每 30 秒自動暫存一次內容；萬一瀏覽器當掉或不小心關閉視窗，下次開啟寫信視窗時可以選擇復原。若您習慣手動控制，也可以關閉它，改用「儲存草稿」自己存
登入登出
- 登出方式：兩種擇一
- 保持登入：除非您自己按登出，否則不會因為閒置而被登出
- 閒置逾時登出：超過指定時間沒有操作就自動登出
- 閒置逾時時間：選「閒置逾時登出」後才會出現。可選值從 30 秒到 6 小時（30 秒、1、2、3、5、10、15、30 分鐘，1、2、3、5、6 小時），系統最少接受 10 秒。在公用電腦上建議設短一點（例如 5 或 10 分鐘）
- 寫信時不自動登出：勾選後，寫信／回信／轉寄的過程中不會因為閒置而被登出。建議勾選——否則打字打很久時可能被踢出，內容需要靠自動儲存的草稿救回
常見的錯誤訊息與處理方式：
| 訊息 | 原因與處理 |
|---|---|
| 請選擇登出方式 | 「登出方式」沒有選。請擇一後再儲存 |
| 登出方式無效 | 送出的值不在允許清單內（通常是瀏覽器分頁太舊）。請重新整理後再設定 |
| 請選擇逾時時間 | 選了「閒置逾時登出」但沒挑時間 |
| 逾時時間格式錯誤 | 逾時時間不是有效數字 |
| 逾時時間至少 10 秒 | 逾時時間低於系統下限 |
雙重認證（TOTP）
啟用後，登入時除了密碼還要輸入認證 App（Google Authenticator、Microsoft Authenticator、Authy 等）顯示的驗證碼，即使密碼外流也難以登入。
- 啟用雙重認證（TOTP）：開啟後畫面會出現 QR code
- 掃描 QR code：用認證 App 掃描；無法掃碼時，可依畫面上的金鑰手動輸入
- 備援信箱：收不到驗證器時，備援碼會寄到這裡。留空＝寄到您的信箱。可填多筆，用分號、逗號或空白分隔；格式有誤會顯示「備援信箱格式有誤」
⚠️ 啟用前請先確認：手機上的認證 App 已經成功加入這組金鑰（App 裡看得到本系統的 6 位數驗證碼）再離開這一頁。否則一旦登出後手機跑不出驗證碼，就得請系統管理員協助處理。
注意事項
- 這一頁的所有設定只影響您自己的帳號，不會改變其他使用者的畫面
- 本頁沒有「備用信箱」欄位；雙重認證的備援信箱請在「雙重認證」區塊設定
- 自動儲存的草稿與手動「儲存草稿」不同：自動儲存是為了防止意外中斷，正式要留下來的信仍建議手動存成草稿
- 若管理員關閉了某些功能（例如系統未開放雙重認證），畫面上可能不會出現對應區塊