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郵件召回機制

郵件召回機制讓寄件者在信寄出後的短時間內還有機會反悔。原理是:符合套用條件的帳號寄信時,系統會先把信延後指定時間才真的送出;在這段延遲期間內,寄件者會收到一封通知信,可以選擇「召回」(取消寄出)或「立即寄出」。

MailVSR-GW 是郵件閘道器,召回是在閘道這一關把信留住,所以能在信離開您的網域之前攔下來。

什麼時候會用到這一頁:

  • 公司常有「寄錯對象」或「附件夾錯」的失誤,想在信真的送出前留一點緩衝
  • 需要對所有帳號開啟召回,但某些帳號(例如高階主管)不想被延遲
  • 想延長或縮短緩衝時間(預設 5 分鐘可能太短或太長)
  • 想自訂召回通知信的文字與樣式

設定項目

頁面只有一個頁籤,所有設定都在同一頁:

啟用郵件召回機制
  • 開關,出廠預設關閉
  • 開啟後,符合資格的帳號寄信才會進入延遲佇列
  • 關閉時,所有信件照原樣立即寄出,沒有任何延遲
套用的帳號方式
選項 意義
全部帳號 所有寄信帳號都適用召回(出廠預設)
僅列表帳號 只有下方「帳號清單」列的帳號適用
排除指定帳號 除了下方「帳號清單」列的帳號以外,其他都適用

⚠️ 選「僅列表帳號」時如果清單留空,等於沒有任何帳號適用召回;選「排除指定帳號」時清單留空,則等於全部帳號都適用。

帳號清單
  • 只在「套用的帳號方式」選「僅列表帳號」或「排除指定帳號」時才有作用
  • 輸入畫面上的「輸入帳號…」欄位加入,可加入多筆
  • ⚠️ GW 的帳號是完整 Email(例:jerry@yourcompany.com),最長 191 字元
延遲發送時間

延遲發送時間是指郵件發送後,系統會暫停發送郵件的時間。這段時間內,寄件者可以選擇撤回郵件。

可選值與其意義:

選項 適合的情境
1 分鐘 / 2 分鐘 只要一點點緩衝,幾乎不影響寄信速度
5 分鐘(出廠預設) 一般公司最常用,寄件者有足夠時間發現寄錯
6 分鐘 / 8 分鐘 稍長的緩衝
10 分鐘 需要從容確認附件或收件者的場合
30 分鐘 / 60 分鐘 對外正式文件、需要主管覆核才放行的流程

⚠️ 延遲越長,「對方多久才收到信」的延遲感越明顯。對即時性要求高的信件(如驗證碼、即時通知)建議不要納入召回範圍。

通知信主旨與內容

寄件者收到的召回通知信,主旨與內容都可以自訂:

  • 通知信主旨:最長 255 字元。可用變數 #USER#(寄信的帳號)、#TIME#(延遲到期時間)與 #SUBJECT#(原信主旨)
  • 通知信內容:富文本編輯器,可用變數與按鈕標記:
    • #USER#:寄信的帳號
    • #SUBJECT#:原信主旨
    • #RECIPIENT#:原信收件者
    • #S_TIME#:原信寄出時間
    • #TIME#:延遲到期時間(=可召回的最後期限)
    • {R[召回信件]}:插入一顆「召回信件」按鈕(文字可自訂)
    • {S[立即寄出]}:插入一顆「立即寄出」按鈕(文字可自訂)

出廠的通知信主旨範例:

郵件發送召回機制通知:#USER# 您剛剛發送的郵件可以在 #TIME# 前決定召回或直接寄出信件,詳細請開啟本信件依照指示進行

⚠️ 若您把 {R[...]} 或 {S[...]} 從內容中刪掉,寄件者就沒有按鈕可以按,等於只能等延遲時間到、信件自動送出。自訂內容時請務必保留這兩個標記。

表單有未儲存的變更就關閉視窗時,會先詢問「有未儲存的變更,確定要關閉嗎?」

寄件者實際看到的流程

  1. 寄件者按下寄出,信件不會立刻送出,而是進入延遲佇列
  2. 寄件者收到召回通知信,內容包含原信主旨、收件者、原寄出時間與可召回期限
  3. 寄件者可以選:
    • 按「召回信件」→ 畫面顯示確認「確認召回這封信?」,並提醒「召回後這封信不會寄出,且無法復原。」,按「確定召回」後顯示「信件已召回(取消寄出)」
    • 按「立即寄出」→ 信立即送出,畫面顯示「信件已立即寄出」
  4. 兩個按鈕都是開啟一個結果頁;該頁提示「如果視窗沒有自動關閉,請直接關閉這個分頁。」
  5. 若連結已過期(超過延遲時間)或已被處理過,會顯示「連結無效或已過期,此信件可能已送出或已被召回」

常見誤解與陷阱

  • 「召回可以追回已經送出的信」:不行。召回只能在延遲時間內、信件還沒送出前攔下;一旦延遲到期信件送出,就完全無法召回。這是這一頁最重要的限制
  • 「開著召回機制對所有信都沒影響」:不對。所有符合條件的信都會延遲寄出,對方會晚收到
  • 「通知信內容可以隨便改」:改可以,但刪掉 {R[...]}/{S[...]} 就沒有按鈕可按
  • 「選了僅列表帳號卻沒填清單」:等於沒有任何帳號適用,機制形同關閉
  • 「延遲期間寄件者關掉通知信」:信件仍會在延遲到期後自動送出,不會因為沒看通知信而卡住
  • 「召回對外寄出的信也有效」:有效,但只在信還沒離開閘道之前;信一旦 relay 出去就無法收回

注意事項

  • 召回是最後一道防線,不是萬靈丹——最好的做法仍是寄出前確認收件者與附件
  • 啟用後建議先找一個測試帳號實際走一遍流程(寄信 → 收通知 → 召回/立即寄出)
  • 若公司對外信件有延遲敏感度(例如客戶報價、系統通知),建議用「排除指定帳號」把這類帳號排除,或改用較短的延遲時間
  • 被召回的郵件會留下紀錄;要追查「誰寄了什麼、後來召回或寄出」可搭配(郵件記錄器 / 紀錄查詢)與(系統日誌 / SMTP日誌)
  • 相關設定:想管制寄件對象請參考(郵件閘道 / 收發信對象管制);想依條件過濾信件請參考(郵件過濾器 / 過濾器設定)