群組管理

群組管理用來建立郵件群組。一個群組就是一個郵件位址（郵件別名），可以把它想成「多人共用的信箱」：寄到群組位址的信，群組內所有成員都會收到。當公司需要像 sales@yourcompany.com 這種共用位址、或想把一群人當作同一個收發信對象來管制時，就在這裡建立群組。

沒有群組的話，就必須為每個共用位址另外開一個真實帳號，再由人工轉寄，不但佔用授權用戶數，也難以維護成員名單。

群組列表

列表顯示每個群組的狀態與成員：

• 啟用：群組是否生效；可用啟用／停用下拉過濾
• 群組代號：群組位址的 @ 前面那一段（系統內部識別）
• 群組名稱：顯示用名稱
• 成員：成員只有一位時直接顯示該成員姓名；兩位以上顯示「某某 等 N 個成員」；沒有成員時顯示「無成員」

各欄位可排序，並可用啟用狀態過濾；搜尋框可搜尋群組代號、群組名稱或成員。工具列提供「新增群組」與批次刪除（需先勾選一筆以上）。

新增與編輯群組

按「新增群組」開啟表單，填寫以下項目：

• 啟用群組：預設為開啟。停用後，其中的成員將無法使用該群組進行郵件收發（寄到這個群組位址的信不會再分送給成員）
• 群組識別：必填，建立後即為群組位址的 @ 前面那一段。只能包含小寫字母、數字、點 .、底線 _、連字符 -，最長 32 字元，且不可與其他群組代號重複。例如 sales、mis、q3-project 都合法；Sales（大寫）、業務（中文）、sales dept（空白）都會被拒絕。畫面上的欄位標籤是「群組識別」，列表欄名則是「群組代號」，兩者指同一個值
• 群組名稱：必填，最長 64 字元，不能包含這七個特殊字元 { } < > : @ !，用於顯示和搜尋（例如「業務部共用信箱」）
• 群組成員：以左右雙向選擇器挑選（見下一節）

挑選群組成員

成員選擇器左側是群組成員（已選）、右側是可選擇的使用者（未選），中間四個按鈕由上至下為「全部加入、加入選取、全部移出、移出選取」。

• 單擊可選取項目，按住 Shift 可連續範圍選取，雙擊項目則直接移到另一側（最快的方式）
• 左右兩側都可輸入關鍵字搜尋（可用帳號或姓名）
• 右側只會列出「啟用」狀態的帳號：停用的帳號不會出現在候選清單中，需要先到（使用者管理 / 帳號管理）把它啟用
• 右側顯示「所有使用者都已加入」時，表示可用的帳號都已在群組中

成員是以帳號名稱儲存（例如 jerry、mis_01），不是 Email 位址；若某個成員帳號之後被刪除，該名稱仍留在群組設定裡，但列表不會再顯示它，建議帳號異動後回來檢查群組成員。

填錯時的訊息

儲存成功時顯示「群組 :name 新增成功」或「群組 :name 更新成功」。

實務範例

情境一：業務部共用信箱。 群組識別填 sales、群組名稱填「業務部共用信箱」、成員加入 jerry 與 mis_01。儲存後就有了 sales@yourcompany.com，寄到這個位址的信會同時送到這兩個人。日後人員異動只需回來調整成員，不必通知客戶改地址。

情境二：當作收發信管制的對象。 建立群組識別 all、成員加入全體同仁後，可到（郵件伺服器 / 收發信對象管制）設定「只有主管群組可以寄信給 all」，避免全公司被濫發。群組本身不寄信，它是被規則引用的對象。

刪除群組

• 單筆刪除：在該列按刪除，確認視窗顯示「確定要刪除群組「:name」嗎？此操作無法復原。」
• 批次刪除：勾選多筆後執行，確認視窗顯示「確定要刪除選取的 N 個群組嗎？此操作無法復原。」
• 刪除群組只移除群組本身（與它的位址），不會刪除成員帳號，成員的個人信箱完全不受影響

常見誤解與陷阱

• 群組不是帳號：群組沒有自己的信箱、密碼與配額，也不能登入 WebMail；它只是一個「把信分送給成員」的位址
• 群組代號與帳號共用同一個命名空間：sales 若同時是一個帳號、也是一個群組，會造成位址衝突與規則判讀困擾。本頁只檢查群組之間是否重複，不會檢查是否與既有帳號相同，建立前請自行確認（使用者管理 / 帳號管理）
• 群組代號建立後即為系統內部識別：變更代號等於換了群組位址，以它為對象的既有規則（例如收發信管制）都會失準，請謹慎修改
• 停用不是刪除：停用只是讓群組暫停分送，設定與成員都還在，可隨時再啟用
• 空群組會收不到信：成員清單為空的群組，寄過去的信沒有人會收到，建議建立後立刻加入成員

注意事項

• 群組停用時，成員將無法使用該群組進行郵件收發（郵件伺服器 / 收發信對象管制）
• 帳號申請的核准流程會同時檢查申請的帳號是否與現有帳號或群組衝突，衝突時顯示「帳號「:user」已存在（與現有帳號/群組衝突），無法核准」（使用者管理 / 帳號申請）
• 群組成員選擇器只列出啟用中的帳號；若剛停用某帳號，它會從候選清單消失，但不會自動從既有群組中被移除