郵件記錄器把進出伺服器的郵件完整留存下來，作為日後稽核與歸檔的依據；「紀錄查詢」就是查閱這些留存郵件的頁面。
它和「郵件過濾器」章的各個紀錄區不同：過濾器只留下被規則攔下或處置過的郵件（例如刪除、待審、延遲、放行），這裡則是通過伺服器的所有郵件。需要追查某封信的寄件人、收件人、內容、附件或來源 IP 時，從這個頁面查起。
什麼時候會用到這一頁：
- 同仁反映「我沒收到某封信」，要確認信件到底有沒有進到伺服器、有沒有投遞出去
- 稽核需求：要調出某段時間某人寄出或收到的所有郵件
- 疑似帳號被盗用：要查某個帳號在某段時間從哪個 IP 寄了哪些信
- 需要把某封信重新投遞（例如使用者誤刪），或重新寄給另一個收件者
選擇區段
留存下來的郵件以「區段」分檔儲存，每個區段涵蓋一段時間。工具列左側的「區段」下拉可切換要查詢的區段，選項以「YYYY-MM-DD HH:MM（N 筆）」顯示（例如「2026-08-23 00:20（12,345 筆）」），預設停在最新的區段。
- 切換區段會重新載入列表
- 查詢與刪除都只作用於目前選取的區段，不會跨區段
- 各區段的筆數與容量可在（郵件記錄器 / 紀錄區段管理）查看與維護
- 如果某段時間的資料在本機已被自動回收或刪除，請改到（郵件記錄器 / 長期備份查詢）找備份
查詢條件
- 搜尋框：搜尋主旨、寄件人、收件人，也會比對寄件的來源 IP。例如輸入
192.0.2.10可以找出從該 IP 寄出的所有信；輸入公司網域可以找出往來該網域的信 - 欄位過濾列：每個欄位下方都有過濾器，可再縮小範圍
- 時間：日期區間
- 方向：收信方向／發信方向
- 主旨、寄件人、認證、收件人：可模糊比對
- 大小：可指定範圍
- 排序：可點欄位標題切換排序的欄位為時間、方向、主旨、寄件人、大小、垃圾；收件人與認證不能排序（點了不會有反應，這是設計如此）
- 每頁筆數：預設 20 筆，可切換（系統允許 10～1000 筆）
- 查無資料時列表為空，代表這個區段裡沒有符合條件的郵件；請先確認是否選錯區段或條件太嚴
結果欄位
- 時間：該封郵件的記錄時間
- 方向：以徽章顯示「收信」或「寄信」
- 主旨：點擊可開啟郵件檢視器（見下）；主旨下方會以小字顯示這封信的稽核記錄（例如「重新發送」「回報垃圾信」，含時間與操作者）
- 寄件人：下方小字為寄件的來源 IP
- 認證：寄件時使用的認證帳號，沒有則顯示
- - 收件人：多筆收件人逐行列出
- 垃圾：是否被判定為垃圾郵件（是／否）
- 大小：郵件大小
- 附件：有附件時顯示迴紋針圖示與附件數量
檢視原信與下載
點選列表中的主旨會開啟「郵件檢視器」，直接讀取留存的原信：
- 內文以原始 HTML 或純文字呈現
- 「表頭」：展開完整郵件表頭（可看到實際的寄件路徑、Message-ID、SPF／DKIM 驗證結果等）
- 「另存」：將原始郵件下載為
.eml檔（留存檔為壓縮格式時會先解壓再下載），可用其他郵件軟體開啟 - 「列印」：列印目前這封郵件
- 「上一筆」／「下一筆」：不必關閉視窗，即可在同一份列表內逐封瀏覽
- 「附件」：展開後可個別下載附件
需要把整批郵件交給他人或做為佐證時，建議用「另存」下載 .eml 後再轉交，不要直接轉寄，以免破壞原始表頭。
選取動作
勾選一筆或多筆記錄後，工具列右側可執行下列動作，每個動作都會先出現確認視窗：
- 重新發送：以原收件者重新投遞，原信會重新經過完整的過濾管線。確認視窗為「確定重新發送選取的 N 封信?(將以原收件者重投,重新經過過濾管線)」，並提示「原信將以原收件者重投(重新經過過濾管線)。此動作會留下稽核記錄。」
- 發送給：輸入新的收件者，原信以原寄件者重投給新收件者。確認視窗為「確定將選取的 N 封信發送給新收件者?」；欄位標示「新收件者」，可填多個（以空白或逗號分隔，例如
sales@yourcompany.com mis@yourcompany.com）。未填收件者會提示「請輸入收件者」，不會送出 - 這是垃圾信：把原信複製到垃圾學習樣本區，待「立即學習」時納入訓練，之後會自動清空樣本區（見 垃圾郵件處理區 / 舉報與學習）。確認視窗為「確定將選取的 N 封信標記為垃圾信?」
- 這不是垃圾信：把原信複製到非垃圾學習樣本區（同上）
執行結果會顯示「已完成 N 封信的動作」，若有失敗會一併顯示「N 封失敗」並列出編號與原因（常見原因是原信檔案已不存在）。動作會寫入該封記錄的稽核記錄，顯示在主旨下方的小字（時間、操作者與動作名稱），並記入（系統日誌 / 操作日誌）。
刪除記錄
勾選要刪除的記錄後按「批次刪除」，確認視窗會提示「確定要刪除選取的 N 筆記錄嗎？此操作無法復原。」，刪除完成後顯示「已刪除 N 筆記錄」。未勾選任何項目就按下時，會提示「請選取要刪除的項目」。
- 只刪除目前區段中您選取的記錄，不影響其他區段
- 刪除無法復原；若該區段已備份到備份目的地，仍可從（郵件記錄器 / 長期備份查詢）查到
- 刪除記錄之後就無法再從本頁「重新發送」或檢視該封信（原信檔案會一併清除；同一封信若還有其他記錄共用原信，會保留到最後一筆被刪除）
常見情境
- 同仁說沒收到信：先用他的帳號搜尋收件人欄位；找到就直接開啟檢視，確認信確實進來了。若找不到，可能是還沒進來（對方還沒寄出）或已被排除條件略過（見 郵件記錄器 / 記錄器設定）
- 要找回被誤刪的信：搜尋到該封後勾選並「重新發送」，原信就會重新投遞給原收件者
- 要調閱某段時間的所有往來：切到對應區段，用時間區間過濾，再用「另存」把需要的信逐封下載
- 查不到較早期的資料：本機只保留最近「最大空間」的資料，較早的請改查（郵件記錄器 / 長期備份查詢）
注意事項
- 郵件是否被留存，取決於（郵件記錄器 / 記錄器設定）的啟用狀態與排除條件；若排除條件設得太多，會查不到預期應該留存下來的信
- 本機留存空間受「最大空間」限制，超過上限時系統會自動回收最舊的記錄；需要長期保存的郵件請務必設定備份目的地
- 已被自動回收、或因刪除而不在原區段的郵件，只能從長期備份查詢取得
- 「重新發送」會讓原信再走一次完整的過濾管線，因此仍可能被過濾規則攔下、或被判為垃圾郵件；這與（垃圾郵件處理區 / 隔離區查詢）的「取回」不同
- 大批查詢與逐封開啟檢視會增加伺服器負載，建議先縮小時間區間再操作