郵件記錄器把留存的郵件以「區段」分檔存放，每個區段包含一份索引資料庫與一個原信目錄；「紀錄區段管理」用來看每個區段佔用多少空間、是否已備份，並進行合併與刪除。
什麼時候會用到這一頁：
- 本機空間快滿了，想確認哪些區段佔最多、能不能清掉
- 要確認「某段時間的郵件是不是已經備份出去」，才能放心刪除本機資料
- 想把手上一堆小區段合併成少數幾個大區段，方便管理
區段列表
- 區段名稱：格式為
mailrec_日期_時間（例如mailrec_20260823_002026，代表 2026-08-23 00:20:26 開始的區段） - 郵件筆數：該區段留存的郵件數
- 大小：該區段佔用的空間（自動換算單位顯示）
- 已備份：以徽章顯示「已備份」或「未備份」，點擊徽章可直接切換
列表可用「搜尋區段名稱」過濾（例如輸入 202608 找出 2026 年 8 月的區段），各欄位可排序；沒有符合條件的區段時顯示「沒有符合條件的區段」。
合併區段
勾選兩個以上的區段後，「合併區段」按鈕才會啟用。確認視窗會顯示「確定要合併所選的 N 個區段至「主區段名」嗎？此操作無法復原。」
- 合併以所選區段中最舊的那一個（編號最小）作為主區段，其餘區段的郵件併入其中，原信檔案一併搬移
- 併入完成後，來源區段的索引資料庫、原信目錄與列表項目都會被刪除
- 目前使用中的最新區段不可合併，畫面會顯示「「:name」為目前使用中的區段，不可合併」
- 只選一個區段時會顯示「請至少選擇兩個區段」
- 完成後顯示「已合併 N 個區段至「主區段名」（共 N 筆）」，主區段的筆數與大小會重新計算
- 若主區段的索引資料庫不存在，會顯示「主區段資料庫不存在：「:name」」；其他失敗會顯示「合併失敗：錯誤原因」
- 合併無法復原
什麼時候該合併：當區段太多、列表太長時。合併後單一區段變大，日後要刪除或複製整段時比較好處理；但合併也會讓「已備份」的粒度變粗（原本各自備份的區段，合併後得一起備份）。
刪除區段
刪除區段會一併移除該區段的索引資料庫與原信目錄，且無法復原，因此確認視窗要求完整輸入區段名稱才能按下刪除鈕，提示文字為「請完整輸入區段名稱「:name」以啟用刪除鈕」。
單筆刪除
- 在該列按刪除
- 確認視窗標題為「確定要刪除區段」，內容為「確定要刪除區段「:name」嗎？此操作無法復原。」
- 在欄位中完整輸入該區段名稱（例如
mailrec_20260823_002026），刪除鈕才會啟用 - 確認後刪除，成功顯示「區段已刪除」
批次刪除
- 勾選多筆後執行刪除，確認視窗標題為「確認批次刪除」，內容為「確定要刪除所選的 N 個區段嗎？此操作無法復原。」
- 視窗會列出所有選取的區段名稱，並要求輸入其中最舊那一個的名稱
- 確認後刪除，成功顯示「批次刪除完成」
輸入錯誤會怎樣
- 輸入的名稱不符時不會刪除任何東西，並提示「輸入的區段名稱不符（應為 :name），未刪除任何東西」
- 若區段儲存路徑異常，系統會直接拒絕並顯示「區段儲存路徑設定異常，已拒絕刪除（未動任何檔案）」——這是保護機制，避免誤刪非記錄器的目錄
已備份標記
「已備份」徽章會在備份程序成功備份該區段後自動標記，也可以手動點擊切換（滑鼠移上去會提示「點擊切換已備份/未備份」）；切換失敗時顯示「更新失敗，請重試」。
這個標記只是管理上的參考：系統回收空間時不會因為標記為「已備份」而保留該區段。它的用途是讓您一眼看出「哪些區段已經有副本」，作為刪除前的判斷依據。
常見情境
- 本機空間快滿、想清出空間：先看哪些區段已備份（徽章），確認備份目的地上真的有對應資料後，再刪除本機區段
- 想確認某段時間的郵件是否已備份：找到該時間的區段，檢查徽章；若顯示未備份，可到（郵件記錄器 / 記錄器設定）按「立即備份」補備份
- 區段太多不好管：把相鄰的舊區段合併成一個大區段
注意事項
- 目前使用中的最新區段不可合併；刪除它會失去正在記錄的內容，請避免
- 刪除前請確認該區段已備份，否則資料將永久消失
- 本機空間達到「最大空間」上限時，系統會自動回收最舊的記錄（見 郵件記錄器 / 記錄器設定）——這個回收不會詢問您，也不會理會已備份標記
- 已回收或已刪除的區段，可從（郵件記錄器 / 長期備份查詢）取回查詢
- 合併與刪除都是不可復原的操作，且都會寫入（系統日誌 / 操作日誌）