帳號申請提供一個公開的申請表單，讓需要信箱的人自行填寫資料送出，再由您指定的審核者核准或拒絕，核准後系統自動建立帳號。當有新進人員要開信箱、或您不想由管理者逐筆手動建帳時，可啟用這個流程。
未啟用時，申請頁與相關連結都不會出現（直接輸入網址會得到 404），因此不會有外部人士誤闖。啟用後，申請人不需要知道任何管理密碼，只要填表、等審核即可。
設定（分頁）
- 啟用帳號申請：總開關。關閉時公開申請頁
/apply會回應 404，登入頁也不顯示申請連結。這個開關同時會把申請功能註冊為系統的開機啟動項目，並顯示在系統儀表板的服務燈號中 - 顯示申請連結：控制登入頁是否顯示「申請新帳號」連結；關閉時申請頁仍可用網址直接開啟（適合只把申請網址發給內部同仁的場合）
- 審核者：可審核申請的使用者清單，可包含一般使用者（不必是管理員）。出廠預設為
admin。這些帳號會收到審核通知信，也可以開啟審核頁 - 允許申請的 IP：正向表列，每行一筆，留空表示不限制：
- 單一 IP：
192.0.2.10 - 整個 C 段：
192.0.2（等同192.0.2.0/24） - CIDR：
192.0.2.0/24（可用的位元數為 /0～/32） - 格式錯誤時畫面顯示「包含無效的 IP/網段格式：:rule」並拒絕儲存。非 IPv4 的來源一律被擋，因為這個表列是 IPv4 正向表列
- 單一 IP：
- 申請說明：顯示在申請頁上方的規則說明（富文本），可自行改寫內容。清空會恢復出廠預設說明
- 申請頁驗證碼：獨立於登入驗證碼的開關（出廠預設開啟），可設定：
- 驗證碼長度：2～16，出廠預設 6
- 字體大小：16～48，出廠預設 32
- 包含英文字母：勾選後驗證碼含字母，未勾選時只使用數字
- 審核通知信（有新申請時寄給審核者）：主旨最長 255 字元、內容最長 8192 字元。可用變數
#NAME#、#USER#、#EMAIL#、#DATE#、#MEMO#、#LINK#（#LINK#是審核頁連結） - 結果通知信（審核結果寄給申請人）：可用變數
#NAME#、#USER#、#RESULT#、#REASON#（拒絕原因）
調整後按「儲存設定」。主旨或內容清空後儲存，會自動恢復出廠預設模板。
申請記錄（分頁）
列表顯示所有申請單，欄位包含申請時間、申請帳號、姓名、聯絡信箱、申請 IP、狀態、審核時間與備註。
- 狀態分為待審核、已開通、已拒絕，可依狀態過濾，也可搜尋帳號、姓名或 Email
- 每一列可開啟詳情，查看處理歷程（誰在什麼時間做了什麼決定）
- 待審核的申請可直接核准或拒絕；拒絕時可填寫拒絕原因（最長 1024 字元，會記錄於操作日誌並帶入結果通知信的
#REASON#） - 申請單可刪除；刪除同樣會留下操作日誌，且刪除後無法復原
申請與審核流程
- 申請人開啟
https://伺服器位址/apply，或由登入頁的「申請新帳號」連結進入，填寫姓名、帳號、密碼、聯絡信箱（選填）與備註（選填），輸入驗證碼後送出 - 系統依「審核者」清單寄出審核通知信，信中附有審核頁連結（
#LINK#） - 審核者開啟
https://伺服器位址/apply/review檢視待審清單，進行核准或拒絕；審核者的帳號若不在清單中，畫面會顯示無法檢視審核頁 - 核准後系統以（使用者管理 / 雜項與輔助設定 : 初值設定）的空間配額、有效天數與 WebMail 權限建立一般使用者帳號
- 若建帳過程失敗（例如信箱目錄建立失敗），系統會回復已建立的資料，申請單保留為待審核並記錄錯誤，可稍後重試
- 審核結果會寄到申請人填寫的聯絡信箱
申請表單的欄位規則與後台建帳一致：
| 欄位 | 規則 | 填錯時畫面顯示 |
|---|---|---|
| 帳號 | 必填、只能小寫字母／數字／.／_／-、最長 32 字元 |
「請輸入申請帳號」／「帳號只能包含小寫字母、數字、點、底線和連字符」 |
| 姓名 | 必填、不可含 { } < > : @ !、最長 64 字元 |
「請輸入姓名」／「姓名內不能包含特殊字元：{ } < > : @ !」 |
| 密碼 | 必填、最長 64 字元 | 「請輸入密碼」 |
| 聯絡信箱 | 選填、需為有效 Email、最長 128 字元 | 「信箱格式不正確」 |
| 備註 | 選填、最長 1024 字元 | — |
| 驗證碼 | 啟用驗證碼時必填且需正確 | 「驗證碼不正確」 |
核准時的兩項檢查若未通過，畫面會顯示原因，且申請單維持待審核（不會被吃掉，可以修正後再試）：
- 帳號衝突：「帳號「:user」已存在（與現有帳號/群組衝突），無法核准」——核准當下會重新查一次，避免申請期間已被別人建走
- 授權用戶數已達上限：「已達授權用戶數上限（目前 X / 授權 Y），無法新增 1 個帳號」
若申請單已被其他人處理過，畫面會顯示「此申請已處理過，請重新整理頁面」；申請單不存在時顯示「找不到此申請單」。
防濫用規則
以下限制由系統固定執行，不需設定：
- 同一個帳號已有待審核的申請時，不能重複申請（訊息：「帳號「:user」已有人申請、審核中，請勿重複申請」）
- 同一個來源 IP 每日最多 20 筆申請（訊息：「今日申請次數已達上限，請明天再試」）
- 帳號剛被拒絕後 1 小時內，不能再次申請同名帳號（訊息：「帳號「:user」剛被拒絕，請 1 小時後再申請」）
- 送出申請另有請求層速率限制（每 IP 每分鐘 5 次），避免有人大量灌送申請單
- 若申請的帳號已經存在，系統會直接擋下，不允許送出（此情況屬既有帳號衝突，請改用其他帳號名稱）
實務範例
情境一：新人自助開帳號。 啟用帳號申請、審核者設為 admin 與 hr_01、允許申請的 IP 設為公司對外 IP（例如 203.0.113.8）與辦公室網段（192.168.1）。新人到職當天自行上網填表，人資與管理者任一人核准後，帳號立即依初值建立（例如配額 5120 MB、永久有效），並以結果通知信告知申請人。
情境二：只開放給內部網路。 把「允許申請的 IP」設為 192.168.1，並關閉「顯示申請連結」。如此外部網路連申請頁都進不去，但公司內部仍可用網址直接開啟申請頁。
常見誤解與陷阱
- 核准建立的是一般使用者，不是管理員：權限、配額或例外設定需要日後到（使用者管理 / 帳號管理）調整
- 申請單不會自動過期：待審核的申請會一直留在清單中，建議定期清理（可在申請記錄分頁刪除）
- 審核者不必是管理員：只要有帳號即可，適合讓 HR 或部門主管自行審核；但審核者能看到所有申請單的內容
- 「允許申請的 IP」是正向表列：一旦填了內容，就只有表列內的來源能申請；留空才是完全不限制
- 拒絕理由會進入通知信：填寫時請留意用詞，申請人會看到
#REASON#的內容 - 驗證碼是兩套獨立的設定：申請頁驗證碼與登入頁的登入驗證碼互不影響（登入驗證碼在（系統設定 / 偏好設定））
注意事項
- 「啟用帳號申請」的狀態會顯示在系統儀表板的服務燈號中，關閉時該燈號為灰
- 申請人填寫的密碼會以加密形式暫存，核准後才轉為帳號密碼；未核准的申請單刪除後即無法還原
- 若審核通知信一直沒收到，請先確認（系統設定 / 偏好設定 : 通知郵件地址）的寄件者設定與審核者名單是否正確