郵件召回機制

誤寄信件是常見的失誤，例如寄錯收件者、忘了附檔或內容寫錯。郵件召回機制讓寄件者在按下寄出之後，仍有一段緩衝時間可以阻止信件送達：系統先把信件留在佇列中延遲寄出，同時寄一封通知信給寄件者，寄件者可在期限內選擇「召回信件」（取消寄出）或「立即寄出」。

這個機制只對「還沒真正送出」的信有效——這是使用前必須先建立的正確認知。

什麼情況會用到這個功能：

符合套用條件的帳號寄信時，信件不會立刻送出，而是留在系統佇列並標記到期時間
系統依管理員設定的主旨與內容，寄一封通知信到寄件者的信箱
寄件者點通知信中的「召回信件」→ 信件取消寄出；點「立即寄出」→ 信件立刻投遞
若寄件者沒有做任何處理，信件會在延遲時間到期後自動寄出。系統每分鐘掃描一次到期的信件，因此實際寄出時間最晚約比設定時間晚一分鐘
「召回信件」與「立即寄出」是免登入的一次性連結，使用過或過期後即失效。再點選會顯示「連結無效或已過期，此信件可能已送出或已被召回」
- 召回成功時畫面顯示「信件已召回（取消寄出）」
- 立即寄出成功時畫面顯示「信件已立即寄出」
- 若操作後視窗沒有自動關閉，畫面會提示「如果視窗沒有自動關閉，請直接關閉這個分頁。」

本頁只有「基本設定」一個頁籤，包含以下欄位：

儲存成功顯示「郵件召回設定已儲存」；失敗顯示「設定儲存失敗，請檢查表單」。

「套用的帳號方式」怎麼選：

「通知信推送信箱」的用途：若公司的垃圾信規則較嚴格，通知信可能被誤判。把它設為「垃圾郵件」可以讓通知信直接進垃圾信件匣，避免打擾收件匣；但代價是寄件者可能不容易注意到通知信，反而錯過召回時機。一般建議維持「收件匣」。

「延遲發送時間」怎麼選：這是「誤寄補救」與「即時性」的取捨。5 分鐘適合多數情境；若公司寄信量大且常需要即時往返，設 1～2 分鐘；若希望有充裕的檢查時間，可設 30～60 分鐘，但收件者收到信的時間也會跟著延後。

主旨與內容在寄出時會把變數替換成實際值：

主旨欄位可使用 #USER# 與 #TIME#；內容欄位則可使用全部變數。

內容中還可放入兩個動作連結，系統會置換成可點選的連結：

主旨或內容清空後儲存，系統會自動恢復預設模板。內容支援 HTML 排版，儲存前會先淨化，避免夾帶不安全的程式碼。

只有同時符合以下條件的信件才會進入召回流程：

外部寄來的信，以及系統自行產生並寄出的通知信，都不在這個機制的範圍內。

情境：公司希望所有同仁寄信都有 5 分鐘的緩衝期，通知信進收件匣

欄位	填法
啟用郵件召回機制	開
套用的帳號方式	全部帳號
帳號列表	不用填
延遲發送時間	5 分鐘
通知信推送信箱	收件匣
通知信主旨	保留預設（內含 `#USER#` 與 `#TIME#`）
通知信內容	保留預設（內含 `#SUBJECT#`、`#RECIPIENT#`、`{R[召回信件]}`、`{S[立即寄出]}`）

情境：只針對業務部新人 sales-new 與 sales-01 開啟

「套用的帳號方式」選「僅列表帳號」，並在「帳號列表」逐筆輸入 sales-new、sales-01。

本機制只能攔下尚未寄出的信。信件一旦真正送出，就無法從本機召回，也無法從收件者的信箱刪除
延遲期間內若寄件者改用其他帳號或外部信箱寄出相同內容，本機制無法阻止
通知信必須能寄達寄件者信箱，寄件者才可能召回。若寄件者收不到通知信（例如被自己的垃圾信規則擋掉），信件到期仍會自動寄出
通知信中的兩個動作連結需要可用的服務網址。系統會使用「系統設定 / 偏好設定 : 通知信連結網域」的設定來組成連結；若該設定與主機名稱都無法組成可用網址，通知信只會顯示純文字、無法點擊，此時唯一能阻止寄出的方式是趁延遲時間內處理
延遲時間越長，收件者收到信的時間越晚，即時性高的信件可能因此延誤
每一封適用信件都會產生一封通知信，寄信量大時會佔用寄件者信箱空間