許多同仁除了本機信箱，還有外部信箱（例如 ISP 提供的信箱、其他公司的信箱或免費信箱）。代收外部信件可以讓 MailVSR-MS 定時以 IMAP 或 POP3 連到外部信箱，把信收回來放進本機帳號的信箱，使用者就不必每天開兩個地方收信。
本頁同時管理這個功能的總開關與各條代收規則。
什麼情況會用到這一頁：
- 公司換了郵件伺服器，但同仁的舊信箱還要繼續收信一段時間
- 業務同仁對外留的是公司信箱，但客戶其實都寄到他的舊信箱
- 想把某個外部共用信箱（例如
sales@example.com）的信集中收到本機的群組帳號
這個功能和另外兩個「轉發」不一樣
- 代收外部信件（本頁）：方向是外部信箱 → 本機帳號，也就是「把信收回來」
- 轉發路由設定：方向是本機 → 外部，決定本機寄出的信要交給哪一台伺服器代為遞送（郵件伺服器 / 轉發路由設定）
- 郵件過濾器 / 轉發郵件紀錄區：郵件過濾器依規則把信轉寄給其他收件者之後留下的紀錄（郵件過濾器 / 轉發郵件紀錄區）
基本設定
「基本設定」頁籤只有一個開關：
- 啟用代收功能：本功能的總開關。開啟後，系統才會依各規則設定的間隔定時代收信件；關閉時所有規則都不會執行（即使個別規則的「啟用」是開著的）。提示原文為「開啟後依各規則設定的間隔，定時從外部信箱代收信件至本機帳號」
儲存成功顯示「代收設定已儲存」，失敗顯示「設定儲存失敗」。
代收規則
「代收規則」頁籤列出所有規則，欄位為：啟用、名稱、外部伺服器、登入帳號、協定、本機收件帳號、間隔、保留外部信、上次執行。規則數量通常不多，本頁沒有搜尋與篩選，每一列可編輯與刪除；尚無規則時顯示「尚無代收規則」。
新增 / 編輯代收規則
按下「新增」後填寫以下項目：
| 欄位 | 必填 | 限制 | 說明 |
|---|---|---|---|
| 名稱 | ✔ | 最長 100 字元 | 方便辨識的規則名稱，提示「規則名稱，方便辨識」 |
| 協定 | ✔ | IMAP 或 POP3 | 依外部信箱提供的服務選擇 |
| SSL / TLS | — | 開關 | 外部伺服器需要加密連線時勾選（多數現代信箱都要開） |
| 伺服器位址 | ✔ | 最長 255 字元 | 外部信箱伺服器位址，例：mail.example.com |
| 登入帳號 | ✔ | 最長 255 字元 | 外部信箱的登入帳號（通常是完整 Email） |
| 密碼 | 新增時✔／編輯時可留空 | 最長 255 字元 | 編輯時留空表示不變更密碼，欄位會顯示「留空不變更」 |
| 本機收件帳號 | ✔ | 至少 1 個，每個最長 100 字元 | 代收的信要放進哪個本機帳號，可選一個或多個 |
| 代收間隔 | ✔ | 5～1440 分鐘 | 下拉選單，見下方選項 |
| 保留外部信 | — | 開關 | 關閉後，信件搬入本機時會一併刪除外部信箱中的原件 |
協定與連線埠：系統會依協定與 SSL 設定自動決定連線埠，不需要您填——IMAP 為 993（SSL）／143（非 SSL），POP3 為 995（SSL）／110（非 SSL）。
代收間隔可選值：5 分鐘、10 分鐘、30 分鐘、1 小時、2 小時、4 小時、6 小時、8 小時、12 小時、18 小時、一天（1440 分鐘）。間隔越短，使用者越快看到外部新信，但對外部伺服器的連線也越頻繁。
連線測試：填好伺服器位址、登入帳號、密碼後可按「連線測試」，系統會用目前填寫的設定直接向外部伺服器測試登入。三種結果：
- 成功：「連線成功，帳號密碼正確」
- 失敗：「連線失敗，請檢查伺服器位址、帳號密碼或協定設定」
- 欄位未填齊：「請先填寫伺服器位址、登入帳號與密碼」
強烈建議先測試成功再儲存規則，否則規則只會一直失敗，而且要在日誌裡才看得出原因。
新增成功顯示「代收規則 業務部外部信箱 已新增」，更新顯示「代收規則 業務部外部信箱 已更新」，刪除前詢問「確定要刪除「業務部外部信箱」嗎？此操作無法復原。」，刪除成功顯示「代收規則 業務部外部信箱 已刪除」。
具體範例
情境：業務部有一個舊信箱 sales@example.com，要收回本機的 sales 帳號，每 30 分鐘收一次，且保留外部信箱的原件
| 欄位 | 填法 |
|---|---|
| 名稱 | 業務部舊信箱 |
| 協定 | IMAP |
| SSL / TLS | 開 |
| 伺服器位址 | mail.example.com |
| 登入帳號 | sales@example.com |
| 密碼 | 該信箱的密碼 |
| 本機收件帳號 | sales |
| 代收間隔 | 30 分鐘 |
| 保留外部信 | 開（外部信箱仍保留一份） |
若希望代收後外部信箱不再留存：把「保留外部信」關閉。此時信件在成功搬入本機之後才會刪除外部原件，等於「搬移」而非「複製」。
運作方式
- 系統依各規則的間隔定時執行，「上次執行」欄顯示最近一次執行的時間
- 目前只處理外部信箱的收件匣（INBOX）；不論選 IMAP 或 POP3，都只搬收件匣的信，其他資料夾（例如寄件備份、垃圾桶）不會被代收
- 去重：已收過的信會記錄下來，之後不會重複收進同一個信箱。若信件沒有
Message-ID，系統會以主旨、寄件者與日期產生替代的識別碼 - 「保留外部信」關閉時，是在信件成功搬入本機之後，才刪除外部信箱中的原件
- 刪除規則時，會一併清除該規則的去重記錄
常見誤解與陷阱
- 第一次啟用某條規則時，系統會掃描外部信箱收件匣中的「全部」信件並收回本機，不只是加入規則之後的新信。若外部信箱已累積數萬封舊信，第一次執行會很久、也會佔用本機空間，建議先在外部信箱整理
- 去重記錄保留 45 天。若「保留外部信」為開啟，且同一封信在外部信箱留存超過 45 天，該信可能會被再次收進本機（使用者會看到重複的信）
- 「保留外部信」關閉等於「搬移」而不是「複製」，外部信箱的原件會被刪除，設定前請確認
- 總開關沒開，個別規則再怎麼設都不會執行——這是最常見的「設定了卻沒收到信」原因
- 本機收件帳號必須是已存在的帳號；若填入不存在的帳號，該筆代收會被略過並記錄訊息，信件不會進到任何信箱
- 密碼以加密方式儲存，畫面不會顯示已儲存的密碼；編輯時留空即不變更
- 本功能是定時代收，不是即時同步。間隔越長，使用者看到外部新信的時間越晚；若同仁反映「外部信很慢才看到」，請先確認此處的間隔設定
- 信件是以原樣搬入本機信箱，標頭不會被改寫，因此收件者看到的仍是原本的外部信箱位址
- 若外部伺服器要求應用程式密碼（例如開啟了兩階段驗證的免費信箱），請使用該服務提供的「應用程式密碼」，不要用登入密碼