郵件外寄簽名

公司或組織通常需要在對外信件加上統一的簽名檔或免責聲明。郵件外寄簽名會自動在每一封外寄信件附加指定的內容，不需要每位同仁各自在自己的郵件軟體設定，也能確保內容版本一致。

什麼情況會用到這一頁：

本頁只有「基本設定」一個頁籤，包含兩個項目：

啟用郵件簽名檔：本功能的總開關。提示原文為「啟用後，每封信件都會附加免責宣言或簽章，通常是公司或組織的免責聲明或簽名」。出廠為關閉，需要自行開啟
簽名檔內容（畫面區塊標題即為「簽名檔內容」）：HTML 編輯器，沒有長度限制。預設內容是一份中英文對照的「電子郵件免責聲明 Email Disclaimer」模板，內容包含機密性告知、觀點免責、傳輸風險（可能被攔截、損壞、遺失、延遲或含病毒）與附件掃描提醒

儲存成功顯示「簽名檔設定已儲存」；失敗顯示「設定儲存失敗，請檢查表單」。內容清空後儲存，系統會自動恢復預設模板（不是變成「不附加簽名」——要停止附加請關閉上面的開關）。儲存後立即套用至郵件伺服器，不需要重新啟動服務。

簽名是在郵件通過所有檢查、準備投遞時附加，實際的套用規則如下：

只套用在外寄方向的信件。系統判斷的依據是郵件處理管線給每封信標記的方向欄位，標記為寄出的信才會附加，因此使用者從郵件軟體或電子信箱寄出的信都在範圍內
寄件者為 mailer-daemon（系統退信）或沒有寄件者的信不附加
已經含有相同簽名的信件會自動跳過，不會重複疊加。判斷方式有兩層：一是信件標頭中的簽名標記，二是簽名內容末尾的辨識小字。因此不論是整封轉寄（保留完整 MIME 結構），或是回覆時把簽名一起帶進引文，系統都能辨識出來
簽名一律以獨立的 MIME 片段附加，原信內容（包含附件）不會被解碼、重新編碼或改寫，因此任何來源編碼的信件都安全
信件只有單一內容片段時，系統會把它包裝成 multipart/mixed（原內容 + 簽名片段）
信件原本是 multipart/alternative（純文字與 HTML 兩個版本）或 multipart/related（內嵌圖片）時，系統會在外層再包一層 multipart/mixed。這是必要的處理：這兩種結構的語意是「同一內容的多個版本，收件軟體只挑一個顯示」，簽名若直接放進去會被挑掉而看不到
簽名內容末尾會自動附加一行灰色小字 Sent via MailVSR Mail Server · Ref: …，這是避免重複附加的辨識標記，收件者也會看到，撰寫內容時可以把這行算進去

情境一：公司統一对外簽名（含公司資訊與免責聲明）

在「簽名檔內容」輸入類似以下內容（HTML 排版，實際請依公司資料調整）：

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○○科技股份有限公司
電話：(02) 1234-5678　傳真：(02) 1234-5679
地址：台北市○○區○○路 123 號
本信件及其附件可能包含機密資訊，僅供指定收件人使用。

情境二：只保留系統預設的免責聲明

開啟「啟用郵件簽名檔」後直接按「儲存設定」，系統就會使用預設的中英文免責聲明模板，不必自己撰寫。

情境三：汰換簽名內容

直接編輯「簽名檔內容」並儲存即可，新內容立即生效。由於簽名是在郵件通過檢查、準備投遞時才附加，因此接下來通過管線的寄信就會使用新版本；已經進入佇列、正在等待重試的信不會被重新加上新簽名。

簽名是「附加」在信件內容之後，不會取代使用者自己在郵件軟體設定的簽名檔，收件者可能同時看到兩份簽名。若要避免，請宣導同仁不要在自己的郵件軟體再設一份
附加範圍是「外寄方向的信件」，除了系統退信之外都會附加。系統自動寄出的通知信是否也在其中，取決於該封信在管線中的方向判定；上線前建議分別用「使用者寄信」與「系統通知信」各測試一次，確認結果符合預期
把內容清空並不會關閉功能，只會恢復預設模板。要停止附加請關閉「啟用郵件簽名檔」
簽名檔內容會套用到全部外寄信件，撰寫時請使用適用於所有收件者的通用措辭，不要寫死特定對象或部門
內容為 HTML，過於複雜的排版在部分郵件軟體可能顯示不一致，建議以簡單的段落、分隔線與基本字體樣式為主；表格與絕對定位容易在 Outlook 等軟體跑掉
若簽名中含圖片，請確認圖片來源在收件者端能被載入（外部圖床可能被封鎖或需要點「顯示圖片」），否則收件者只會看到破圖
想確認簽名實際長什麼樣子，可在（郵件記錄器 / 紀錄查詢）調出該封信的完整內容檢視