MailVSR MailVSR 三分鐘搞定你的企業網站

儲列管理

儲列就是郵件伺服器的「待寄佇列」:信件已經被系統收下,但還沒成功交到對方伺服器手上,就會暫時停在這裡。比方說對方主機臨時斷線、對方把連線暫時擋掉、網域解析一時查不到,信件都會先進佇列等待;等到重試成功就自動離開佇列,若一直送不出去,最後會退回給寄件者。

什麼時候會用到這一頁:

  • 使用者反映「我寄出的信對方一直沒收到」,想確認信件現在是還在排隊,還是已經被對方拒收退回
  • 系統通知信(例如帳號申請通知、配額屆滿通知)延遲送達
  • 佇列突然累積大量信件,懷疑對外連線或對方伺服器有問題
  • 有一封明顯寄錯或內容有問題的信還卡在佇列裡,想趁送出前刪掉

佇列列表

列表只顯示「目前還在佇列中」的信件,已成功送出或已退回的信不會出現在這裡。欄位說明如下:

  • 到達時間:信件進入佇列的時間點(不是寄件時間)。可以點欄位標題排序,也可以用搜尋框比對
  • ID:郵件伺服器給這封信的佇列編號,用於在日誌中追查同一封信。可搜尋,但不能排序
  • 寄件者:信封上的寄件者位址(例:jerry@mymail.ms)。可排序、可搜尋
  • 收件者:這封信目前的投遞目標(例:sales@yourcompany.com)。可排序、可搜尋
  • 大小:信件大小,系統會自動換算單位(B/KB/MB/GB/TB;未滿 1 KB 顯示整數,其餘顯示到小數第一位)。可排序、靠右對齊
  • 處理狀態:郵件伺服器回報的這封信目前狀態或卡住的原因(例:連線逾時、對方拒收)。可搜尋,內容較長時會自動換行;這一欄不能排序

在較窄的視窗(平板、手機)上,ID 與大小兩欄會自動隱藏,讓寄件者、收件者與處理狀態有足夠寬度。這是刻意的設計,不是資料不見了。

查詢、排序與換頁

  • 搜尋框:可輸入 ID、寄件者、收件者或處理狀態的關鍵字。例如輸入 yourcompany.com 可以找出所有寄往該網域、還在排隊的信;輸入 timeout 或狀態訊息中的關鍵字可以找出同一類卡住原因的信
  • 排序:到達時間、寄件者、收件者、大小四個欄位可點擊標題切換排序方向
  • 預設順序:依到達時間由舊到新(最久還沒送出去的信排在最前面,方便優先處理)
  • 每頁筆數:預設 20 筆,畫面下方可換頁
  • 佇列為空時,列表會顯示「沒有郵件佇列資料」——這通常代表目前沒有待寄信件,是正常狀態

可以執行的三個動作

三個動作都要先勾選列表左側的項目(清空佇列除外),而且都會先跳出確認視窗,確認後才真的執行。

立即發送

把選取的信件重新排入發送,要求伺服器馬上再試一次。

  1. 勾選要重送的信件(可多封)
  2. 按「立即發送」
  3. 成功時畫面顯示「已排入重新發送」;失敗時顯示「重新發送失敗」

如果沒有勾選任何信件就按下去,會出現提示「請先選取要重新發送的郵件」,不會有任何信件被送出。

要注意「立即發送」只是把信件重新排進發送流程再試一次,並不是強制對方一定要收下。如果對方伺服器仍然拒收或連不上,這封信過一會就會再次回到佇列,處理狀態也會更新。若同一封信反覆重送都失敗,問題通常在對方端或網域設定(例如 DNS、SPF 檢查未通過),請改看「處理狀態」與 SMTP 日誌(系統日誌 / SMTP日誌)。

刪除選取的信件
  1. 勾選要刪除的信件
  2. 執行刪除,畫面會先詢問「確定要刪除所選 N 封郵件嗎?」(N 為您勾選的數量)
  3. 確認後刪除,畫面顯示「已刪除所選郵件」

沒有勾選就執行時會提示「請選取要刪除的項目」。刪除後無法復原,這封信就等於沒有寄出,寄件者與收件者都不會收到任何通知——除非您另行告知,否則對方不會知道有這封信。因此刪除前請務必看清楚筆數與寄件者/收件者。

清空佇列

一次刪掉佇列中所有信件,不論勾選了什麼。

  1. 按「清空佇列」
  2. 畫面會先詢問「確定要清空所有郵件佇列嗎?」
  3. 按「確認清空」後執行,成功顯示「已清空所有郵件佇列」;失敗顯示「清空失敗」

這是破壞性最強的動作。整台伺服器上所有還沒送出的信都會消失,包含其他使用者正在等待寄出的信。除非確定佇列裡的信都不重要(例如整批都是同一封廣告信的退信重試),否則建議改用「刪除選取」逐批處理。

常見情境與判讀

  • 單一使用者說信沒到:請他在寄件備份確認寄出時間,再到本頁用他的帳號搜尋寄件者,看信是否還在佇列;若不在佇列,代表已經送出(或已被退回),請改查 SMTP 日誌
  • 某個網域的信全部卡住:用該網域搜尋收件者,若整批都是同一種處理狀態,通常是對方伺服器或 DNS 的問題,不是本機故障
  • 佇列持續累積、清完又滿:多半是對外連線或上游設備有問題,請搭配(系統日誌 / SMTP日誌)與(網路設定 / 網路測試工具)排查,不要只是一直清空
  • 同一封信重複出現:可能是重送後又失敗。請看「到達時間」是否更新、狀態是否相同,再決定是否刪除

注意事項

  • 刪除與清空都無法復原,執行前請確認畫面上顯示的筆數
  • 「處理狀態」欄的文字是郵件伺服器即時回報的,是判斷卡住原因的第一手資訊;看不懂的英文訊息可直接拿去搜尋或詢問原廠
  • 佇列內容是即時狀態,任何動作後畫面會重新載入最新結果,因此筆數可能與操作前不同
  • 大量刪除或清空建議選在郵件流量較低的時間執行,避免影響正常寄信
  • 刪除、清空與重新發送都會寫入操作日誌,可由(系統日誌 / 操作日誌)回溯「誰在什麼時候清掉了哪些信」
  • 本頁只處理「還沒送出去」的信;已經成功送到對方伺服器的信無法從這裡召回,若需要召回請參考(郵件伺服器 / 郵件召回機制)