寫信、回覆與轉寄都在同一個寫信視窗中完成。為了避免誤寄，按「送出」之後會先顯示確認畫面，確認無誤才會真正寄出。
什麼情況會用到這一頁：
- 主動寄一封新信給客戶或同事
- 回覆收到的信（只回寄件者，或回給所有相關的人）
- 把信件轉寄給其他人處理
- 寄出前想先確認收件者與附件有沒有帶對
如何開啟寫信視窗
- 新信：按信件列表左上角的「寫信」按鈕
- 回覆／全部回覆／轉寄：在閱讀信件時按工具列的對應按鈕，會以該模式開啟並預先填好資料（電子信箱 / 閱讀信件）
填寫欄位
- 寄件者：下拉選擇寄件身分（顯示為「名稱
」），預設帶入您的預設寄件身分。若尚未設定任何寄件身分、或選到格式不正確的項目，送出時會提示「請選擇寄件者」或「寄件者格式不正確」。寄件身分可在（個人設定 / 簽名檔與寄件身分）新增與管理 - 收件者：輸入 Email 位址，可輸入多位——每輸入一位請按 Enter 確認，確定的位址會變成標籤。輸入過程中會自動比對通訊錄提供建議；按「收件者」文字標籤可開啟通訊錄選取視窗。未填寫時送出會提示「請填寫收件者」或「請填寫至少一位收件者」；格式不正確時提示「收件者 email 格式不正確」
- 副本：預設隱藏，按「+副本」才會顯示；輸入方式與收件者相同。格式錯誤時提示「副本 email 格式不正確」。按右側的 ✕ 可移除這個欄位（連同已輸入的位址）
- 密件副本：與副本一起顯示。格式錯誤時提示「密件副本 email 格式不正確」
- 主旨：選填，未填寫時欄位提示為「主旨（選填）」。實務上強烈建議填寫，否則對方在信箱列表不容易辨識
- 簽名：下拉選擇簽名檔，選項為「無」或您已啟用的簽名檔
- 加入附件：選擇一個或多個檔案附加；已選的附件會以標籤列在下方（顯示檔名與大小），可按 ✕ 移除
- 要求回條：勾選後，收件者開啟這封信時，系統會嘗試回傳「已讀回條」
副本與密件副本差別（重要）：
- 副本（Cc）：所有收件者都看得到您把信副本給了誰。適合「讓主管知道這件事」的情境
- 密件副本（Bcc）：收件人不會看到密件副本的收件對象。適合「不想讓主要收件者知道還有誰收到」的情境
填寫實例：您要寄報價單給客戶 sales@yourcompany.com，同時讓主管知道、自己也想留一份在公司信箱以外的位置。作法是：收件者填 sales@yourcompany.com，按「+副本」填主管的位址，再把「密件副本」填上自己的另一個信箱。客戶只會看到收件者是自己、副本是主管，不會看到您也密件給了自己。
多個收件者的填法：請一位一位輸入並按 Enter，讓它變成標籤後再輸入下一位。若一次貼上一長串以逗號分隔的位址，系統可能無法正確拆解，請自行確認標籤數量是否與預期相符。
簽名檔的自動帶入
- 新信與回覆：自動帶入第一個已啟用的簽名檔。新信的簽名加在最後；回信的簽名插在引用原文之前，上方保留空間讓您撰寫回信內容
- 轉寄與編輯草稿：不會自動帶入簽名檔
- 您隨時可以用「簽名：」下拉更換簽名檔，或選擇「無」不附加簽名（個人設定 / 簽名檔與寄件身分）
從通訊錄選取收件者
在寫信視窗點「收件者」、「副本」或「密件副本」的文字標籤，會開啟通訊錄選取視窗（通訊錄 / 檢視與搜尋聯絡人）。您可以指定要查詢的通訊錄、用關鍵字即時搜尋姓名或 Email，勾選聯絡人後按「選入（N）」帶回欄位；重複的位址會自動去重，不會變成兩筆。
寄出信件
- 確認「寄件者」是您這次要使用的身分。
- 在「收件者」輸入至少一位收件人；若未填就按送出，會提示「請填寫至少一位收件者」。
- 需要時按「+副本」加入副本與密件副本，或按「加入附件」附加檔案。
- 撰寫內文，並選擇要使用的簽名檔。
- 按「送出」，畫面會先顯示「確認寄出」的確認視窗，列出收件者、副本、密件副本與附件。請在這個畫面確認收件者與附件都正確——這是攔下誤寄的最後一道關卡。
- 確認無誤後按「確認寄出」。寄出成功會顯示「信件已送出」；這封信的副本會存入「寄件備份」信件匣，收件者與副本的位址也會自動加入您的通訊錄。
- 若暫時不想寄出，按「儲存」可將內容存成草稿，之後再繼續編輯（電子信箱 / 草稿與自動儲存）。
回覆／全部回覆／轉寄的預填規則
- 回覆：收件者為原寄件者；主旨未以
Re:開頭時自動加上Re:；內文引用原文 - 全部回覆：收件者為原寄件者加上原收件者與副本（會自動排除您自己）；主旨同上；內文引用原文
- 轉寄：收件者留空由您填寫；主旨未以
Fw:開頭時自動加上Fw:；內文引用原文（含原寄件者、日期、主旨與收件者資訊）。不會自動附上原信附件，若需要請自行「加入附件」
引用原文的開頭會顯示類似「於 2026/10/09 14:35 寫道：」的標記，方便對方知道這是回覆哪一封信。
轉寄的常見誤解：很多人以為按「轉寄」就會連附件一起帶過去。實際上原信的附件不會自動附加，請務必自行按「加入附件」重新選取那些檔案，否則對方會收到一封「提到有附件、但實際沒有附件」的信。
附件限制與常見訊息
- 單封信最多可有 20 個附件；超過時會顯示「附件數量不得超過 20 個」
- 單一檔案大小的上限依伺服器設定而定（系統取 PHP 的
upload_max_filesize與post_max_size兩者中較小的一個），並非固定值；超過時會顯示「附件檔案過大」。若您常需要寄大檔案，請洽系統管理員確認目前的上限 - 寄信失敗時會顯示「寄信失敗」或「寄信失敗，請稍後再試」
- 寄信請求逾時會顯示「寄信請求逾時，請稍後再試」，請確認內容後重新寄出
- 儲存草稿失敗時會顯示「儲存草稿失敗」，並附上原因
附件太大怎麼辦？ 若檔案超過上限，可改用以下方式：把檔案壓縮成 zip、改用雲端硬碟分享連結、或把大檔切成數個較小的檔案分批寄出。附件大小是整封信合計後的限制，多個檔案加起來也可能超限。
常見問題
- 按了送出卻沒有馬上寄出：這是正常的，系統一定會先顯示「確認寄出」畫面，等您確認後才真的送出
- 寄錯人了怎麼辦：寄出後無法從系統收回，請盡快用原信「回覆」向對方說明；若該信仍在佇列中尚未送出，可請系統管理員從後台的「儲列管理」處理
- 寄件者下拉是空的：請至（個人設定 / 簽名檔與寄件身分）新增至少一組寄件身分
- 對方說沒收到附件：請確認附件標籤確實存在、且寄出前沒有被按 ✕ 移除；並留意附件大小是否已超過限制
- 回條沒有回來：回條需要收件者的郵件軟體支援並同意回覆，並非保證會收到
注意事項
- 寄出前請務必在「確認寄出」畫面再看一次收件者；信件一旦送出就無法收回
- 寄出的信件副本會自動存入「寄件備份」，可至該信件匣確認是否寄出成功
- 收件者與副本的位址會自動加入您的通訊錄；若不希望累積太多，可至（通訊錄 / 新增、編輯與刪除聯絡人）整理
- 撰寫中的內容會自動暫存，但那只用來防止意外關閉視窗，要保留請按「儲存」存成草稿