簽名檔是自動附加在信件內容後方的一段文字，例如姓名、職稱、公司與聯絡方式；寄件身分則決定您寫信時顯示的寄件者名稱與地址。兩者搭配使用，可以讓不同用途的信件帶上不同的署名。當您需要「寄給客戶用公司抬頭、寄給朋友用個人署名」時，就是靠這一組設定來切換。
寄件身分
寄件身分的設定位置在「設定 → 個人設定 → 身分設定」分頁。
每一組寄件身分包含三個欄位：
- 名稱：選填。這是收件者看到的寄件者顯示名稱，例如「王小明」或「業務部」
- 寄信地址（畫面標示為「寄信地址 *」）：必填，必須是正確的 Email 格式
- 回信地址：選填。若填寫也必須是有效的 Email；填寫後，收件者按「回信」時會回覆到這個地址，而不是寄信地址。常見用途是「用公司地址寄信、但回信統一到客服信箱」
按「＋ 新增寄件身分」可以建立多組身分；用不到的可以刪除。
預設寄件身分的規則
- 您建立的第一組寄件身分會自動成為預設身分
- 刪除目前的預設身分後，系統會自動把列表中的第一組設為新的預設，並顯示「預設寄件身分已更新」
- 寫信時若沒有特別切換，就會使用這組預設身分
相關訊息
| 畫面訊息 | 時機 |
|---|---|
| 請輸入寄信地址 | 寄信地址留空 |
| 寄信地址格式不正確 | 寄信地址不是有效的 Email |
| 回信地址格式不正確 | 回信地址不是有效的 Email |
| 寄件身分已新增／已更新／已刪除 | 操作成功 |
| 寄件身分不存在 | 嘗試編輯或刪除已經不存在的資料 |
簽名檔
簽名檔的設定位置在設定側欄的「簽名檔」。頁面上方提供五個分頁，分別是「預設」、「商務」、「個人」、「自訂1」、「自訂2」，每一組都可以獨立編輯。
每一組簽名檔可設定的項目：
- 名稱：簽名檔的顯示名稱，最長 30 個字元；留空時會以預設名稱顯示（例如「簽名檔1」）
- 啟用此簽名檔：開啟後，寫信時才能選擇附加這組簽名檔
- 簽名內容：可編輯簽名檔的文字內容，支援格式化編輯（粗體、清單、連結等）
編輯完成後按「儲存設定」，畫面顯示「簽名檔設定已儲存」。五組簽名檔是一次全部儲存的，您可以同時編輯多組再一起按儲存。
「預設」這組簽名檔是什麼意思
「預設」是五個分頁中的第一組，只是它的名稱叫「預設」，並不是「系統每次都會自動幫您加上」。實際的規則有兩個：
- 只有**勾選「啟用此簽名檔」**的簽名檔，才會出現在寫信時的簽名選單
- 開啟一封新信件時，系統會預先帶入第一組（「預設」）的內容，您仍可在寫信畫面改用其他組，或選擇不附加簽名
因此若您希望新信件預設帶上公司署名，就把「預設」這一組的內容填成公司署名並啟用；若您不希望自動帶入任何署名，可以把五組都停用。
相關訊息
| 畫面訊息 | 時機 |
|---|---|
| 簽名檔設定已儲存 | 儲存成功 |
| 簽名檔名稱最長 30 個字元 | 名稱超過長度限制 |
| 請填寫簽名檔設定 | 送出的內容不完整 |
| 簽名檔數量錯誤 | 送出的簽名檔組數與系統預期的五組不符 |
兩者如何搭配
- 寫信時可分別選擇寄件身分與簽名檔，兩者互不綁定
- 例如：寄給客戶的信使用「商務」簽名檔搭配公司寄件身分；寄給內部同仁則使用「個人」簽名檔
- 未啟用的簽名檔不會出現在寫信時的簽名選單中
- 寫信畫面可選「不附加簽名」，此時信件不會帶任何簽名內容（詳細操作見（電子信箱 / 寫信與回覆轉寄））
常見用法
- 只想套用一組署名：建立一組寄件身分並只啟用一個簽名檔即可
- 公司與個人身分並用：建立「公司」與「個人」兩組寄件身分，搭配「商務」與「個人」兩個簽名檔，寫信時再依對象選擇
- 更換主要署名：把常用的簽名檔設為啟用、其他不需要的保持未啟用，就不會出現在寫信時的選單中
- 回信統一到客服信箱：在寄件身分的「回信地址」填入客服信箱（例如
service@yourcompany.com），寄信地址仍用自己的地址
注意事項
- 簽名檔名稱最長 30 個字元，超過時無法儲存
- 寄信地址為必填欄位，缺少時無法儲存寄件身分；名稱與回信地址為選填
- 刪除目前的預設寄件身分後，系統會自動把列表中的第一組設為新的預設身分
- 未啟用的簽名檔只是不出現在選單中，內容仍會保留在設定頁面
- 設定頁面若有未儲存的變更就離開，會出現確認視窗
- 簽名檔內容會跟著信件一起寄出，請避免在簽名檔中放入不必要的個人資料