通訊錄用來存放您往返信件時累積的聯絡人資料。需要查某個人的電子郵件地址、想把常用對象整理成一份清單、或收到新對象的來信想隨手記下來時，都在這裡處理。通訊錄是跟著您的帳號走的：換一台電腦、換一個瀏覽器登入，看到的內容都一樣。
如果沒有把常用對象記進通訊錄，每次寫信都得回頭翻舊信或另外抄地址，不但慢，也容易打錯字造成退信。先把對象整理進來，之後寫信就能直接用選的。
進入通訊錄
登入系統後，點選上方選單的「通訊錄」即可進入。畫面分成左右兩區：
- 左側：通訊錄樹，列出您能使用的所有通訊錄，並區分「我的通訊錄」與「共用通訊錄」兩個區塊
- 右側：目前選取那本通訊錄的聯絡人清單；還沒選取任何一本時，右側只會顯示「請從左側選取通訊錄」
左側的兩個區塊只有在對應內容存在時才會出現。例如您的帳號還沒有任何共用通訊錄權限時，就不會看到「共用通訊錄」的標題。
第一次進入通訊錄頁面時，系統會自動為您建立一本個人通訊錄，不需要手動設定、也不需要向管理員申請。這本通訊錄以您的帳號名稱顯示。
兩種通訊錄
| 區塊 | 性質 | 誰看得到 | 誰能修改 |
|---|---|---|---|
| 我的通訊錄 | 您個人的空間，以您的帳號名稱顯示 | 只有您自己 | 只有您自己 |
| 共用通訊錄 | 公司全體共用的空間，由公司統一維護 | 依公司為您開放的權限 | 依公司為您開放的權限 |
關於共用通訊錄的可見範圍與寫入權限，詳見（通訊錄 / 與公司通訊錄的關係）。
可寫入標記（RW）
通訊錄名稱右側若顯示綠色的 RW 標記（滑鼠移上去會顯示「可寫入」），表示這本通訊錄可以寫入，您能在裡面新增、編輯、刪除與搬入聯絡人。沒有 RW 標記的通訊錄只能檢視。
RW 標記是您在畫面上判斷「這本能不能改」最直接的依據：工具列上的「新增」「編輯」「刪除」「刪除選取」等按鈕，只有在目前選取的通訊錄可寫入時才會出現。
通訊錄是樹狀結構
左側面板以樹狀呈現通訊錄，一本通訊錄底下還可以再有子通訊錄，層層往下。有子通訊錄的節點前方會出現箭頭圖示：
- 點選節點名稱：切換到該本通訊錄，右側顯示它的聯絡人
- 點選箭頭：展開或收合該節點底下的子通訊錄，不會改變目前選取的項目
您展開過哪些節點會被記住，下次進入時保持展開（通訊錄 / 通訊錄管理）。
您可以做的事
- 切換通訊錄、展開或收合子通訊錄，並檢視其中的聯絡人（通訊錄 / 檢視與搜尋聯絡人）
- 在目前通訊錄內搜尋名稱、電子郵件或公司
- 新增、編輯與刪除聯絡人，也可勾選多筆一次刪除（通訊錄 / 新增、編輯與刪除聯絡人）
- 把聯絡人搬移或複製到另一本通訊錄（通訊錄 / 搬移與複製聯絡人）
- 調整左側面板寬度、每頁筆數等檢視偏好（通訊錄 / 通訊錄管理）
從信件快速加入聯絡人
閱讀信件時，寄件者與收件者旁都有「加入通訊錄」的按鈕。按一下就會把這個地址加到您的個人通訊錄，不需要另外切換到通訊錄頁面：
- 信件的顯示名稱會當作聯絡人名稱；沒有名稱時，使用郵件地址中
@前面的部分 - 若您的個人通訊錄中已經有這個地址，按鈕會顯示為「已在通訊錄中」，不會重複新增
- 加入成功會顯示「已加入通訊錄」
詳見（電子信箱 / 閱讀信件）。要對這些聯絡人寄信時，可以到「電子信箱」寫信並從通訊錄挑選收件者（電子信箱 / 寫信與回覆轉寄）。
注意事項
- 通訊錄內容是即時寫入系統的，不是存在您的電腦裡；因此新增或刪除後，立刻就會影響到您在其他裝置看到的畫面
- 但左側面板寬度、展開狀態、每頁筆數這類檢視偏好只存在您當時使用的瀏覽器，換裝置不會跟著過去
- 共用通訊錄是同事共用的空間，新增或修改前請確認那是您負責維護的部分，並避免刪除他人的聯絡人
- 刪除與搬移都無法復原，操作前請先確認