在通訊錄頁面的左側，您會看到「我的通訊錄」與「共用通訊錄」兩個區塊。這兩者是不同性質的空間：一個完全屬於您，另一個屬於全公司。了解差別，才不會發生「改了別人的資料」或「找不到應該看得到的聯絡人」的情況。
個人通訊錄：您自己的空間
- 位置在左側「我的通訊錄」區塊，以您的帳號名稱顯示
- 只有您看得到：其他同事不會看到您的個人通訊錄
- 只有您能修改：新增、編輯、刪除、搬移、複製都不受公司設定影響
- 第一次進入通訊錄時由系統自動建立，不需要申請、也不需要管理員設定
- 在閱讀信件時按「加入通訊錄」所記下的聯絡人，也是進到這裡（通訊錄 / 新增、編輯與刪除聯絡人）
個人通訊錄適合放「只有您會用到」的對象，例如您個人的往來窗口、外部廠商聯絡人。想讓某些對象只有自己看到，就記在這一本，不要放到共用通訊錄。
共用通訊錄：全公司共用的空間
- 位置在左側「共用通訊錄」區塊，可能包含多本，且可以有上下層的子通訊錄
- 內容由公司統一維護，通常是全體同事都會用到的對象（例如各部門的對外窗口）
- 能不能修改由公司決定：公司開放寫入的通訊錄，名稱旁會顯示綠色 RW 標記，您可以新增、編輯、刪除與搬入聯絡人；沒有 RW 標記的通訊錄則只能檢視
- 您看得到哪些共用通訊錄，也同樣由公司為您開放的權限決定，不一定每位同事看到的都一樣
兩者的關係
- 兩種類型的通訊錄都顯示在同一個畫面的左側樹上，切換、檢視與搜尋的方式完全相同
- 搜尋只作用在目前選取的那一本通訊錄，不會同時搜尋個人與共用通訊錄（通訊錄 / 檢視與搜尋聯絡人）
- 「搬移/複製」可以把聯絡人從個人通訊錄搬到共用通訊錄，或反向搬回來；只要是可寫入的通訊錄都會出現在目標清單中（通訊錄 / 搬移與複製聯絡人）
- 判斷可不可以寫入，一律看 RW 標記；這是您在畫面上最直接的依據
權限是「看不到」最常見的原因
如果左側根本沒有出現某本通訊錄，那不是壞掉，而是您的帳號沒有被開放那本通訊錄的讀取權限。共用通訊錄的可見範圍是逐本開放的，因此：
- 同一個部門的同事，看到的共用通訊錄可能不完全相同
- 新進同仁剛開始可能只看得到少數幾本，之後由管理員陸續開放
- 您不需要（也不能）自行申請，請聯絡系統管理員處理
同樣地，如果「共用通訊錄」整個區塊都沒有出現，代表您目前沒有任何共用通訊錄的權限。
常見狀況
- 找不到某位同事應該看得到的聯絡人：可能是該本共用通訊錄尚未開放給您的帳號；也可能是您目前停在別本通訊錄而搜尋只作用於當前那一本
- 想在共用通訊錄新增聯絡人，但沒有新增按鈕：表示該本通訊錄對您是唯讀的（沒有 RW 標記），請聯絡系統管理員開放寫入權限
- 在共用通訊錄新增後，同事也看得到：這是正常的。共用通訊錄的變更會立即影響所有有權限的同事，因此請只維護自己負責的部分，並避免刪除他人的聯絡人
- 在唯讀通訊錄上仍看得到「搬移/複製」按鈕：該按鈕只判斷「有沒有勾選聯絡人」，實際能不能搬移仍取決於權限；權限不足的筆數會被列入「失敗」
- 想讓某些對象只有自己看到：請記在「我的通訊錄」，不要放到共用通訊錄
實際情境範例
情境：把外部廠商從共用清單移到自己的私人清單
公司共用的「廠商聯絡」通訊錄裡有一筆 vendor@example.com，但實際上只有您會往來。若您在該共用通訊錄有 RW 權限，可用「搬移/複製」把它複製到「我的通訊錄」（記得勾選「複製模式（保留原處）」，避免影響同事）。若該本對您是唯讀的，就請自行在個人通訊錄新增一筆，不要更動共用資料。
注意事項
- 個人通訊錄的內容跟著您的帳號，換裝置登入一樣看得到；但面板寬度、展開狀態、每頁筆數這類檢視偏好只存在您當時使用的瀏覽器（通訊錄 / 通訊錄管理）
- 刪除與搬移都無法復原，在共用通訊錄上操作時請特別留意
- 共用通訊錄的讀取與寫入權限都由管理員設定，您無法自行調整；需要變更請聯絡系統管理員